Slik fører du regnskap selv

Her er guiden for deg som vil føre regnskap selv - sett deg inn i de grunnleggende prinsippene, så sparer du både tid og penger.

Kortversjonen - regnskap for nybegynnere

1. Hvis du skal føre regnskap selv er det best å begynne nå! Du vil ikke pådra deg en stor ryddejobb i ettertid.
2. Bruk et skybasert regnskapsprogram. Da har du alt på et sted - og du slipper å tenke på dataoppbevaring og backups.
3. Alt skal inn i regnskapet, også dokumentasjon. La regnskapsprogrammet ta vare på alle kvitteringer og andre bilag.
4. Salg kan du bokføre enkelt. Send faktura rett fra regnskapsprogrammet, så blir de ferdig bokført.
5. Sjekk om du må registrere deg for merverdiavgift.
6. Få med alle dine kjøp og utgifter inn i regnskapet - da får du også alle skattefradragene du har krav på.
7. Husk terminene for å sende inn mva-meldinger. Luca hjelper deg også med denne biten.
8. Ha en egen bankkonto for bedriften din. Det bli rotete og vanskelig å føre regnskap om du blander privatøkonomien og bedriftens økonomi.
9. Bankintegrasjon gjør at du sparer tid og unngår feil. Få alt som skjer på bedriftskontoen automatisk inn i regnskapet.
10. Spør en fagperson når du er usikker. I Luca kan du få hjelp fra regnskapsfører hvis du trenger det.

Gratulerer! Nå har du allerede fått med deg veldig mye. Nedenfor forklarer vi disse 10 punktene i mer detalj.

1. Hvor ofte bør du føre regnskap?

Alle virksomheter som har bokføringsplikt må føre regnskap, og da er det best å begynne med en gang. Dette gjelder alle AS og omtrent alle enkeltpersonforetak.

Folk som tar bokføringen i siste liten opplever nemlig ofte følgende:

• De mangler dokumentasjon de trenger.
• Tidsbruken blir faktisk høyere.
• På slutten av året er det ofte andre og viktige ting som må gjøres i foretaket.
• Det kan bli vanskelig å få hjelp fordi regnskapsførere er opptatte med årsavslutning for andre bedrifter.

Da er det mye bedre og mye mindre stress å føre regnskapet selv fortløpende. Etterhvert får du erfaring og jobben blir enklere. Samtidig lærer du mye om bedriftens økonomi.

Å få unna oppgaven underveis er også veldig viktig med tanke på alle bilagene dine. De lar du regnskapsprogrammet ta vare på. Du får bokført enkelt, og trenger aldri bekymre deg for hvor noe ble av.

2. Ikke før regnskap i Excel - bruk skybasert regnskapsprogram

Det er kun noen få enkeltpersonforetak som har lov til å bruke hjemmesnekrede løsninger når de fører regnskap, for eksempel i Excel. Dette gjelder foretak med lav omsetning (under 50 000 kroner) og få bilag (under 600 bilag).

Alle andre må bruke et system der eventuelle endringer er sporbare og kan dokumenteres.

Å bruke et regnskapsprogram som lagres på datamaskinen din er som regel klønete. Data kan mistes, kopier av bilag slettes, maskinen kan bli stjålet eller skadet, og så videre. Mye kan gå galt!

Hvis du i stedet har alt lagret i en sky, slipper du alle bekymringer. I tillegg blir det mye enklere og tidsbesparende når du skal føre regnskap selv.

Blant annet fordi:

• Regnskapsprogrammet er alltid oppdatert i forhold til lover og regler.
• Regnskapet føres i henhold til bokføringsloven.
• Alle regnskapsdata og bilag blir tatt vare på slik regelverket krever det.
• Systemer som Luca Regnskap baseres på SAF-T - en standard for regnskapsdata som blant annet Skatteetaten bruker.
• SAF-T sørger for færre/ingen feil i alle rapporter som skattemelding, næringsspesifikasjon, Mva-melding, m.m.

Pengemessig er ikke dette noe å mukke på. Systemer som Luca Regnskap koster ikke mer enn det samme som en halvliter på en fancy pub, eller 2-3 avokadoer på Meny. De kronene sparer du fort inn i form av tid, færre feil og bedre søvn om natten.

3. Alt skal inn i regnskapet, med dokumentasjon

Du kan ta utgangspunkt i at alle handler og transaksjoner der penger er involvert må inn i regnskapet. Og, det må dokumenteres.

Her har du noen eksempler:

• Du har solgt noe? Det må bokføres, og du må ha en kundefaktura eller kvittering.
• Kunden din har betalt regningen som du sendte? Det må bokføres, og du burde ha en bankutskrift eller noe annet til å bevise at du faktisk har fått pengene.
• Du har fortalt kunden at han kan slippe å betale fordi produktet du leverte var skadet? Det må bokføres og dokumenteres med en kreditnota.
• Du har kjøpt noe? Det må bokføres, og du skal du ha en regning fra en leverandør eller en kvittering fra butikken der du kjøpte det.

Hva om du er usikker hvordan du bokfører eller dokumenterer noe? Send det du har av dokumentasjon til innboksen i regnskapsprogrammet ditt. Da har du i hvert fall sikret bilaget. Deretter kan du ta en kort chat med oss - vi kan sannsynligvis hjelpe deg.

4. Salg kan du bokføre enkelt

Salgene dine får du enkelt inn i regnskapet fordi du fakturerer rett fra systemet.

Her er fordelene:

• Salgene blir automatisk bokført.
• Dokumentasjonen (fakturaen) blir lagret som bilag til regnskapet ditt.
• Programmet sørger for at du unngår feil rundt formkravene for salgsfaktura, f.eks. fakturanummer.
• Du unngår feil ved overføring av data fra fakturaprogram til regnskapsprogram.
• Du vet at du har alt på et sted.
• Du sparer tid og penger på å bare ha et system.

Hvis du bruker andre systemer i tillegg, for eksempel til nettbutikk eller kasseløsning - pass på at du velger en løsning der du kan laste ned alle dine salg derfra som en tabellfil (Excel eller csv eller lignende). Da kan du laste dette opp inn i regnskapsprogrammet ditt. Jobben blir mye enklere enn å manuelt skrive inn et og et salg inn i regnskapet ditt, spesielt når du har fått fart på salget!

5. Sjekk om du er mva-pliktig

Om du plikter å registrere bedriften din i Mva-registeret avhenger av hva du selger og hvor mye du selger.

De fleste varer og tjenester skal betales med mva, men det finnes unntak, spesielt helse- og sosiale tjenester, undervisning, finansielle tjenester, og omsetning og utleie av fast eiendom.

Hvis du selger noe som vanligvis selges med mva, så må du se på hvor mye du har solgt for. Aksjeselskap og enkeltpersonforetak som omsetter mva-belagte produkter og tjenester må registrere seg i mva-registeret når de passerer 50 000 kroner i omsetning, mens grensen er på 140 000 kroner for veldedige og allmennyttige institusjoner.

I Luca Regnskap tipser vi deg om dette når du når beløpsgrensen.

Hvis du både selger mva-belagte produkter eller tjenester og når beløpsgrensen, så må du gjøre følgende:

• Registrere deg i mva-registeret
• Legge mva på faktura til dine kunder
• Muligens må du etterfakturere noe mva
• Rapportere om mva til staten (mer om det nedenfor)

6. Få alle kjøp og utgifter inn i regnskapet

Har du kjøpt noe til bedriften din? Det må inn i regnskapet ditt.

Husk at du gjør dette ikke bare for å tilfredsstille myndighetenes krav, men også for å spare penger! Enhver utgift som du bokfører i bedriften din vil redusere overskuddet ditt. Og, jo lavere overskudd du har, desto lavere blir jo skatteregningen. Har du kjøpt noe for 100 kroner, men mistet kvitteringen? Da har du tapt over 20 kroner fordi du går glipp av skattefradraget. Du skulle brukt Luca-appen!

Husk at du kommer til å kjøpe ting på forskjellige måter:

• Du får tilsendt regning for kjøpet. Da må du bokføre regningen.
• Betalingen skjer med kort tilknyttet bedriftens bankkonto. Da må du bokføre kvitteringen du mottar.
• Kjøpet betales fra din egen lommebok. Da kan du bokføre kvitteringen, og registrere i regnskapet at du la ut privat.

I Luca Regnskap registrerer du alle kjøpene dine superenkelt.

7. Husk terminene for å sende inn mva-meldinger

Hvis du er mva-registrert må du huske på å sende inn mva-meldinger til staten.

Dette gjør du for å tilfredsstille myndighetenes krav, men også for å spare penger! For eksempel: Du har kjøpt en datamaskin til 15 000 kroner, hvorav 3 000 kroner er mva. Takket være mva-meldingen kan du få tilbake disse pengene.

Konkret betyr det at du sender inn en mva-melding til Altinn 6 ganger i året. Heldigvis lager regnskapsprogrammet denne rapporten for deg, og du sender inn meldingene rett fra Luca.

Luca Regnskap hjelper deg ikke bare med selve meldingene, men du får også påminnelser om alle mva-fristene. Og, programmet hjelper deg også med å betale det du eventuelt skylder til riktig konto.

8. Du bør absolutt ha egen bedriftskonto

Selv om du driver enkeltpersonforetak, forening eller lag bør du definitivt holde privatøkonomien og virksomhetens økonomi adskilt. Det kan bli veldig klønete å sause sammen dette på samme bankkonto.

For aksjeselskap er det ikke noe valg. Der er det fy-fy å blande!

Sjekk vår undersøkelse av hvilke banker som egner seg best for småbedrifter, og skaff deg en bedriftskonto før du pådrar deg rot og kaos!

9. Bankintegrasjon er din venn

Bankintegrasjon i Luca sørger for at du får alle betalinger inn og ut fra bedriftskontoen inn i regnskapet. Da er det mye enklere å holde styr på hvem som har betalt deg, og hva du selv har kjøpt.

Bankavstemming blir en lek, risikoen for at du glemmer å bokføre noe blir minimal og du sparer garantert mye tid.

10. Spør en ekspert når du er usikker

Vi har sett mange tilfeller der en kort samtale med en regnskapsekspert er medisinen for å unngå store problemer.

For eksempel gründeren som skulle kjøpe hytte:

• Spørsmålet var om han kunne kjøpe en firmahytte på sitt holdingselskap.
• Regnskapsføreren mistenkte rakst at gründeren kunne havne i alvorlig trøbbel. Hvordan hadde gründeren egentlig tenkt å bruke denne firmahytta?
• Jo, den var primært tenkt til privat bruk, noe som hadde gitt store skattemessige konsekvenser for gründeren.
• Gründeren unngikk dermed en stor skattesmell fordi han tok en 2-minutters samtale med regnskapsføreren!

Derfor: Spør en ekspert om du er usikker. Gi litt kontekst, så får du vanligvis veldig gode råd, og ofte mer hjelp enn du trodde du trengte.

Synes du egen regnskapsfører blir for dyrt, og kanskje noe du må vente med til bedriften din går med knakende overskudd?

Her er mulige løsninger:

• Chat med oss! Vi har fått en del ofte-stilte-spørsmål om regnskapsprogrammer som vi kan hjelpe deg med. Chat’en ligger tilgjengelig både på vår hjemmeside og direkte i regnskapsprogrammet.
• Få regnskapsførerhjelp inne i Luca. Der kan vi koble deg opp mot en regnskapsfører for en kort chat. Prisen regnskapsføreren tar er lav, og du binder deg ikke til noe som helst.
• I Luca Regnskap kan du også bestille en enkel og rimelig kontroll av dine mva-meldinger, eller hjelp til årsavslutning for både enkeltpersonforetak og aksjeselskap.

Ofte stilte spørsmål

Finnes det regnskapsprogram for nybegynnere?

Regnskap er skreddersydd for brukere som ikke har erfaring med regnskapsføring. Programmet passer for små AS, enkeltpersonforetak, lag, foreninger og andre. Store foretak med komplisert økonomi, mange avdelinger og ansatte osv., har som regel behov for et mer omfattende økonomisystem.

Hva er bokføringsloven?

Bokføringsloven regulerer hvordan økonomiske bevegelser, det vil si penger inn og ut av bedriftens konto, skal registreres og dokumenteres. Loven inneholder regler for hvordan du skal bokføre, hva som må spesifiseres og dokumenteres, og hvordan du plikter å oppbevare regnskapet ditt.

Hva er bokføringsplikt?

Virksomheter som plikter å levere skattemelding og/eller mva-melding er alle bokføringspliktige. Det vil si at de må føre regnskap etter bokføringsreglene. Nesten alle som driver en eller annen form for næringsvirksomhet har bokføringsplikt.

Hva er regnskapsplikt?

Regnskapsplikt betyr at virksomheten må levere årsregnskap. Årsregnskapet viser bedriftens økonomiske status på slutten av året. Alle aksjeselskap har regnskapsplikt. Et enkeltpersonforetak kan også få regnskapsplikt dersom foretaket har eiendeler med verdi over 20 millioner kroner, eller dersom foretaket har antall ansatte som i gjennomsnitt utgjør mer enn 20 årsverk.

Er det krav til regnskapsfører?

Nei, det er ingen krav til at bedriften din må ha regnskapsfører. Derimot er det et krav at regnskapet føres i henhold til lover og forskrifter, og den/de som eier bedriften er ansvarlig for at dette overholdes. Derfor kan det lønne seg selv for småbedrifter å ha et samarbeid med en regnskapsfører, fordi de fleste som ikke er fagfolk vil få sannsynligvis behov for hjelp i enkelte spørsmål.

Prøv Luca gratis i 30 dager