Når du sender regninger til dine kunder, så må disse være nummerert med et fakturanummer. Fakturanummeret er del av en løpende nummerserie, og det må ikke være “hull” i denne nummerrekken.
Kravet til fakturanummer på faktura kommer fra Bokføringsloven. Den slår fast at alle faktura skal være nummerert, nummerrekken må være uten “hull”, og du må bruke et fakturaprogram til å tildele fakturanummer til dine faktura.
Det er ikke lov å selv skrive inn fakturanummeret på en faktura f.eks. i Microsoft Word - du må bruke et fakturaprogram.
Vi har disse reglene for å redusere sjansen for at useriøse aktører unndrar omsetning fra beskatning.
Du har lov til å velge første fakturanummer helt fritt. Du kan altså starte med fakturanummer 1 og så fortsette med 2, 3, osv. Eller du kan starte med fakturanummer 100 eller 5000 eller 77777 eller hva du vil. Men når du har valgt første fakturanummer, så vil fakturaprogrammet fortsette derfra.
Fakturanummeret er uavhengig av om du sender fakturaen på epost eller som EHF-faktura. Du kan godt ha en epost-faktura 1, en EHF-faktura 2, og en epost-faktura 3, osv.
Når du vil “slette” en faktura, så er det ikke lov å slette den. Det du kan gjøre er å lage en kreditnota - enkelt sagt “en faktura med negativ fortegn”. Denne kreditnotaen skal være merket med fakturanummer på samme måte som en vanlig faktura, og den skal ligge i samme nummerrekke som fakturanummeret.
Du kan altså ha faktura 4, kreditnota 5 faktura 6, osv.
Du har sikkert sett på kvitteringer fra butikker, restauranter, osv, at disse ikke inneholder noe fakturanummer. Når du ser nøye på kvitteringer, vil du dog se at disse er merket med et kvitteringsnummer likevel - også på kvitteringer skal det være sporbarhet gjennom en nummerrekke som styres av et datasystem.
Fakturanummer og KID er forskjellige tall: Mens fakturanummer følger en ubrutt rekke, så er det samme ikke mulig for KID. Siste sifferet i KID-nummeret er nemlig et kontrollsiffer, som beregnes avhengig av de øvrige sifferne i KID-nummeret.
Det er dog mange fakturaprogrammer som bruker fakturanummer som utgangspunkt for å beregne KID-nummer.
Det er ikke lov å ha “hull” i fakturarekken, men det er lov å benytte flere nummerserier samtidig.
For eksempel - du kan lage faktura fra fakturaprogrammet ditt i en nummerserie 1, 2, 3, osv for det du fakturerer rett fra fakturaprogrammet. Så kan du i tillegg ha en nummerrekke 100001, 100002, 100003, osv for faktura som du oppretter direkte i en nettbutikk og som du så importerer inn i fakturaprogrammet. Du må bare passe på at disse to fakturaserier ikke kræsjer.
Bokføringsloven stiller også andre krav til dine faktura, ikke bare til fakturanummeret. Herunder f.eks.
Den enkleste måten å oppfylle disse kravene på, er å bruke vårt fakturaprogram.
