Et regnskapsprogram er først og fremst et verktøy for å registrere utgifter og for å sende faktura. I de fleste regnskapsprogram kan du i tillegg kjøre lønn, føre timer, budsjettere, rapportere til myndighetene, og lignende oppgaver.
Nesten alle virksomheter, som aksjeselskap, enkeltpersonforetak, lag, foreninger og stiftelser, enten plikter eller bør føre regnskap i et regnskapsprogram. Les om bokføringsplikt og regnskapsplikt.
I dag er de aller fleste regnskapsrogram skybaserte. En av fordelene med dette er at programmet da oppdateres automatisk, uten at du som bruker trenger foreta deg noe. Oppdateringer er viktige, spesielt når lover og regler endrer seg.
Den kanskje største fordelen med et skybasert regnskapsprogram er at du kan la systemet ta vare på alle bilagene dine. Alt lagres sikkert i skyen, med sikkerhetskopier, og du slipper å samle kvitteringer, regninger og andre bilag i et eller annet fysisk arkiv. Da har du alt på stell den dagen du trenger dokumentasjonen, for eksempel hvis Skatteetaten vil foreta en kontroll av regnskapet ditt.
Skybaserte regnskapsprogram som er basert på standarden SAF-T gjør det også mye enklere å rapportere til myndighetene. Programmet oppretter slikt som mva-melding, a-melding, skattemelding, næringsspesifikasjon og årsregnskap, og du kan sende inn alt direkte fra regnskapssystemet.
Det vanlige er at brukerne abonnerer på skybaserte regnskapsprogram, med en fast månedlig avgift. Luca Regnskap (99 kroner per måned) og Fiken (179 kroner per måned) er blant de rimeligste løsningene. Begge systemer er brukervennlige og passer best for småbedrifter. Mer omfattende systemer som brukes av større bedrifter kan koste betydelig mer, og i noen tilfeller flere tusen kroner per måned og per bruker.
For små bedrifter er det viktig å sette seg inn i eventuelle ekstra kostnader som er forbundet med bruken av regnskapsprogrammet. For eksempel er det flere systemer som krever betalt per bilag som lagres i skyen, eller per faktura som sendes. Har bedriften mange bilag og faktura, kan den månedlige kostnaden bli mange ganger høyere enn abonnementsprisen.
Det er også viktig å forstå hva som er med i abonnementsprisen. En tilsynelatende lav pris blir misvisende hvis grunnleggende funksjoner må kjøpes i tillegg. Utover det grunnleggende du trenger til regnskapsføringen, har programmene som regel tilleggsmoduler som integreres med regnskapet, slik at du kan kjøre lønn, flette inn nettbutikken i regnskapet, lagerstyring og lignende.
I Luca Regnskap er alle grunnleggende funksjoner og integrasjoner som en småbedrift har behov for inkludert i abonnementet.
Tilleggsmoduler:
Moderne regnskapsprogram kan vanligvis integreres med nettbankløsningen for bedriftskontoen. Noen program er begrenset til visse banker.
Med bankintegrasjon kan du blant annet betale regninger direkte fra regnskapsprogrammet, og får da utgiften bokført automatisk. Bankavstemming blir også automatisert, og du reduserer sjansene for feil.
Bankintegrasjon fra Luca Regnskap støtter alle norske banker.
