En kreditnota brukes til å annullere en faktura som har blitt sendt ut tidligere. Den slår fast at kjøperen slipper å betale selgeren for noe. Du kan tenke på den som en “faktura med minustegn foran”.
Myndighetene stiller krav til at du dokumenterer dine salg og kjøp. Selger du noe, utsteder du en faktura eller en kvittering, og ditt regnskapsprogram bokfører den vanligvis automatisk. Kjøper du noe, så bokfører du regningen eller kvitteringen du har fått.
Og når denne fakuraen eller kvitteringen først er opprettet og sendt, da er det ikke lenger lov til å endre på den. Myndighetene vil rett og slett sikre at ingen tukler med regnskap og dokumentasjon for skatteberegning.
Så hva gjør vi da hvis kjøperen og selgeren har blitt enige om at kjøperen ikke skal betale for en handel? F.eks. fordi selgeren ikke kunne levere varen, eller fordi kjøperen har angret på kjøpet. Jo, vi lager et dokument på det - en kreditnota - som både kjøper og selger kan bruke som dokumentasjon på at den opprinnelige regningen ikke skal betales.
Det finnes forskjellige grunner for at en selger oppretter en kreditnota. Bland disse er f.eks.
Den enkleste veien til å lage en kreditnota er å finne fram fakturaen som du vil kreditere. Så hjelper de fleste regnskapsprogrammene deg med en knapp “Lag kreditnota” eller “Krediter fakturaen”. Trykker du på den, så annullerer du (regnskapsfolk vil si “reverserer”) fakturaen og du får vanligvis en mulighet til å sende denne kreditnotaen til kunden.
Ellers er det også mulig at du lager en kreditnota “fra bunn av”. Du oppretter rett og slett en ny faktura, og ser til at beløpet på fakturaen blir negativ.
Du må gjøre 2 ting: Bokføre kreditnotaen og sjekke at du sitter igjen med pengene dine.
Først bokfører du fakturaen, og du gjør det på sammen måte som om det hadde vært en vanlig faktura fra en leverandør - bare at beløpet er negativ.
Så må du sikre at du sitter igjen med pengene dine. Dersom du allerede har betalt den opprinnelige fakturaen, må du passe på at leverandøren betaler deg tilbake. Dersom du ikke ennå har betalt den opprinnelige fakturaen, kan du motregne fakturaen mot kreditnotaen og ikke betale noe.
Til kreditnota stilles de samme kravene som stilles til faktura, bla. at den angir selgeren og kjøperen, at den er nummerert, at den har et dato, at den nevner hva som ble solgt, osv.
