Gratis regnskapsprogram: Enkel forklaring på hva du må se etter
Joda, det finnes gratis regnskapsprogram som er utviklet i henhold til norsk lovgivning, og kanskje vil noe slikt holde for din bedrift. En av de viktigste faktorene er hvor omfattende virksomheten din er. Gratisprogrammene er nemlig som regel ganske fattige på funksjoner. Velger du feil kan det hende du likevel ender opp med å betale, og da kanskje mer enn du hadde trengt. Her kan du sette deg inn i fallgruvene.
Sammendrag
- Test regnskapsprogrammet før du velger, enten det er gratis eller koster penger.
- Jo flere bilag og komplisert økonomi bedriften din har, desto viktigere er det å velge rett løsning.
- Ta høyde for at du kan få behov for et mer proft regnskapsprogram i fremtiden.
- Sørg for at du ikke bryter bokføringsloven hvis du fører regnskapet selv - surr kan bli tidkrevende, dyrt og straffbart.
- Unngå gratis regnskapsprogram som er basert på andre lands regnskapslovgivning.
Prøv regnskapsprogram før du kjøper
Før du velger bør du sjekke at regnskapsprogrammet løser behovet ditt. Bruk også muligheten til å sammenligne hva forskjellene er mellom gratisvariantene og et mer proft system. De fleste regnskapsprogram som koster penger gir deg en gratis prøveperiode på 30 dager.
Dette bør du merke deg når du tester:
- Må du betale dersom du glemmer å avbestille før prøveperioden utløper?
- Får du muligheten til å bruke et liksomselskap når du skal teste programmet?
- Har programmet alle funksjonene du trenger inkludert i grunnprisen?
- Hva koster eventuelle tilleggsmoduler med funksjoner du har bruk for (sammenlign totalkostnadene hvis du tester flere program).
- Må du oppgradere til en dyrere versjon for å få tilgang til tilleggsmoduler?
- Er brukervennligheten god nok?
- Får du hjelp hvis du står fast?
Vi har skrevet en rekke artikler der vi sammenligner de mest kjente regnskapsprogrammene. Les disse hvis du vil sette deg mer inn i forskjellene, for eksempel denne der vi vurderer Conta og Visma eAccounting.
På bloggen vår har vi også en guide for deg som skal velge regnskapsprogram, men som ikke vil bruke all verdens tid på å sette deg inn i alternativene.
Begrensninger med gratis regnskapsprogram
Oppdatering!
Etter at denne artikkelen ble skrevet har Conta kjøpt opp Centiga. Den begrensede gratisversjonen fra Centiga eksisterer ikke lenger.
Forsøker du registrere deg som ny kunde er det faktisk Contas regnskapsprogram du er i ferd med å knytte deg til.
De meste kjente gratis regnskapsprogram i Norge er blant annet BAS21, Centiga og Debet. Løsningene kan fungere for en bedrift med enkel økonomi, eller helt i oppstarten av virksomheten.
Utfordringen med gratisprogrammene er imidlertid flere:
- Gratis regnskapsprogram mangler vanligvis funksjoner de fleste har bruk for, for eksempel massefakturering, påminnelser om tidsfrister, fakturatolk, og så videre.
- Du må vanligvis betale for tilleggsfunksjoner og integrasjoner som du kan få bruk for senere.
- Hvis programmet er gratis får du som regel ingen brukerstøtte, eller du tilbys å kjøpe brukerstøtte.
Det er forståelig at småbedrifter prøver gratis regnskapsprogram til å begynne med. De fleste ender nok likevel opp med å kjøpe tjenesten senere. Ha i mente at overgangen fra et gratis program som senere blir for enkelt, kan bli tidkrevende og komplisert.
Er det du som er produktet?
Det finnes en rekke eksempler på selskap som har en forretningsmodell der de gir bort noe som tilsynelatende er gratis, men der det er du som er produktet.
Mer spesifikt: Et gratis regnskapsprogram kan være ute etter informasjon om deg og din bedrift. Dette kan i så fall bli solgt til en tredjepart. Resultatet er at du får reklame og henvendelser som er skreddersydd opplysningene du ga fra deg, og det blir sannsynligvis enklere å prakke på deg varer og tjenester.
Sjekk hva som står med liten skrift i brukeravtalen før du oppgir informasjon om deg og virksomheten din. Vi mener at dine regnskapsdata bør alltid lagres et sted der du kan stole 100% på leverandøren.
Gratis regnskapsprogram i regneark
Bokføringsloven åpner for at du kan føre regnskapet i for eksempel en regnskapsmal. Disse finner du mange av på nett, ofte laget i Excel. Malene er som regel gratis. Forutsetningen for å kunne bruke slike løsninger er at bedriften din har færre enn 600 bilag i året.
Her er det flere ulemper du må være klar over:
- Regnskapsmaler oppdateres ikke automatisk når det kommer lovendringer.
- Sjansene er store for å føre bilag på feil konto, bruke feil mva-satser og lignende.
- Du får ingen veiledning når du fører regnskapet.
- Det vil gå med mye ekstra tid, for eksempel i det at salg og kjøp skal føres to steder i regnskapet.
Riktignok blir du godt kjent med bedriftens økonomi hvis du gjør regnskapet på denne måten, men løsningen kan fort komme til å koste mer enn det smaker.
Hva med gratis fakturaprogram?
Driver du smått, på hobbybasis, og har lav omsetning? Hvis årsinntektene til virksomheten er under 50 000 kroner, er du sannsynligvis fritatt fra å levere næringsoppgave. Dermed har du heller ingen bokføringsplikt.
I så fall kan det hende et enkelt regnskap på papir eller i Excel blir det du går for, og kanskje er dette godt nok. Samtidig har du forhåpentligvis behov for å sende regninger, og trenger kun et fakturaprogram.
Våre tips:
- Det er overhodet ingen grunn til å betale for fakturaprogram hvis du ikke trenger regnskapsdelen.
- Pass deg for løsninger der selve programmet er «gratis», men der du må betale et gebyr for hver faktura du sender.
- Sjekk om det er noen begrensinger i antall faktura du kan sende.
- Velg et program som lar deg tilpasse fakturaene, inkludert det å bruke din egen logo.
Ha det lovmessige i orden
Den største faren med valget ditt ligger i det lovmessige. I henhold til bokføringsloven plikter du blant annet å sørge for at regnskapet er korrekt og fullstendig. Alt skal kunne dokumenteres, og alle endringer skal registreres.
Dette blir vanskelig å få til med spesielt regnearkene, men også med enkelt gratis regnskapsprogram.
Et proft system passer på at regnskapet blir ført riktig, og du får hjelp dersom du havner i tvilstilfeller. Det er om å gjøre å unngå feil. Surr i regnskapet betyr en betydelig risiko for tidkrevende og dyrt oppryddingsarbeid. I tillegg kan alvorlige feil og mangler resultere i bøter og strafferettslige forhold.
Tiden din er ikke gratis
Hva koster det å ha deg i arbeid én time? Mellom 200 og 500 kroner? Et dårlig valg kan føre til at det du sparte på regnskapsprogrammet, blir langt mindre enn det du tapte på å kaste bort tiden din.
Vi mener at småbedrifter trenger et regnskapsprogram gjør jobben korrekt. Samtidig må programmet sørger for at brukeren kan fokusere på det som er viktigst for virksomheten. Tiden skal brukes på å tjene penger – ikke på bokføring.
Hva med regnskapsfører – trenger du det?
Det er mange småbedrifter som aldri får behov for egen regnskapsfører. Hvis du har et proft regnskapsprogram som gir deg hjelpen du trenger, kan du spare en god del penger som ellers ville gått til en ekstern fagperson.
Samtidig hender det at folk som fører regnskapet selv kommer opp i tvilstilfeller. Da er det gull verdt å kunne rådføre seg med en som kan sakene sine. Har du ingen regnskapsfører? I Luca Regnskap har vi funnet en velfungerende løsning også for deg!
Ofte stilte spørsmål
Hva er beste regnskapsprogram for enkeltmannsforetak?
De fleste ENK som vil føre hele eller deler av regnskapet selv, bør velge et brukervennlig og rimelig regnskapssystem. Et omfattende regnskapsprogram ment for store bedrifter kan koste mange tusen kroner i året, og ofte er løsningen «overkill» i forhold til bedriftens behov. Luca er det rimeligste alternativet på det norske markedet, tatt i betraktning hva du får med i løsningen. Vær oppmerksom på systemer som ser rimelige ut, men der du må betale ekstra for hvert bilag du lagrer og for hver faktura du sender. Mange bilag og faktura kan bety at løsningen blir flere ganger dyrere enn det månedsprisen tilsier.
Må aksjeselskap ha regnskapsprogram?
Det er et krav at aksjeselskap fører regnskapet i et dedikert system, og at skattemelding, årsregnskap og næringsspesifikasjon leveres fra et regnskapsprogram eller årsoppgjørprogram.
Er regnskapsprogram som Systima, Centiga og BAS21 virkelig gratis?
Som omtrent alle andre løsninger kan Systima prøves gratis et visst antall dager, men deretter må du betale for å bruke programmet videre. Centiga var tildels gratis, med få funksjoner og begrensninger i antall faktura/bilag, men løsningen eksisterer ikke lenger etter at Centiga ble kjøpt opp av Conta. BAS21 har en gratisvariant, men dette er ikke et skybasert regnskapsprogram.
Er det vanskelig å bytte regnskapsprogram?
Så lenge begge løsningen er basert på standarden SAF-T, er det vanligvis enkelt å skifte fra et regnskapsprogram til et annet. Regnskapsdataen din kan da eksporteres fra det gamle systemet, og deretter importeres rett inn i det nye. Sett deg inn i hvordan du gjør dette før du går i gang. Du bør blant annet sørge for at du også får med alle bilagene du eventuelt har lagret i det gamle systemet.