Enkelt å bytte regnskapsprogram – Les før du starter
Å bytte regnskapsprogram er ganske rett frem, men hvis du ikke har gjort det før er det naturlig at du er litt usikker. Dette får vi en del henvendelser om fra småbedrifter som vil ha et enklere og billigere regnskapssystem. Her er det du må vite før du gå i gang.
Du bytter regnskapsprogram i to steg
Det er to enkle prosesser du må gjennomføre når du bytter regnskapsprogram.
- Eksport av regnskapsdata fra det gamle systemet.
- Import av dataen i det nye systemet.
Regnskapsdata lagres i et standardformat som heter SAF-T (Standard Audit File for Tax). Det flotte med formatet er at alt du har bokført i det gamle systemet blir likt i det nye. Formatet er også det samme som brukes av blant annet Skatteetaten, og dermed blir all rapportering mer presis og enklere.
Når du bytter regnskapsprogram er det først og fremst SAF-T-filen(e) med regnskapsdataen du trenger.
Eksportere fra kjente regnskapsprogram
Hvordan du eksporterer regnskapsdata kan variere litt alt ettersom hvilket program det er snakk om. Hos noen er det kun et par tastetrykk for å få hentet ut alt. Hos andre kan det være at du må definere startdato og sluttdato, eller eksportere hvert enkelt år hver for seg.
For de mest vanlige byttene har vi skrevet egne hjelpeartikler for hvordan du konkret går frem:
- Bytte fra Fiken til Luca Regnskap
- PowerOffice Go til Luca Regnskap
- Tripletex til Luca Regnskap
- Visma eAccounting til Luca Regnskap
- Uni Micro til Luca Regnskap
- Conta til Luca Regnskap
Det kommer nok hjelpeartikler for andre systemer også, men prinsippet er det samme uansett hva du bytter fra. Ta en titt på en av hjelpeartiklene, så ser du hva vi mener.
Last også ned underlagsmateriale
Regnskapsmateriale skal oppbevares i minimum 5 år, og ved et bokettersyn kan du bli bedt om å fremlegge dokumentasjon.
Derfor bør du også laste ned eventuelle bilag og annet underlagsmateriale du har lagret i det tidligere regnskapsprogrammet ditt. Filene for dette oppbevarer du sikkert i en sky, på en minnepinne eller på datamaskinen din. Du kan også skrive det ut og lagre papirene. Datafiler er å foretrekke, og du bør ta backup av filene.
Import i Luca Regnskap
Det er kun filen(e) med regnskapsdata i SAF-T-format du trenger for å komme i gang med Luca. Dette laster du opp enkelt ved å følge oppskriften i denne hjelpeartikkelen.
Så snart all data er importert kan du fortsette med faktureringen og bokføringen, men nå i det nye systemet ditt. Her trenger du ikke tenke på backup. Våre servere håndterer dataen trygt i henhold til bransjestandarder og lovverk.
Noen praktiske tips
Selv om det å bytte regnskapsprogram er en enkel affære, er det likevel et par punkter du bør være oppmerksom på.
- Avslutt og avstem før du bytter system! Du kan bytte regnskapsprogram når som helst, men pass på at du avslutter og avstemmer i det gamle systemet først. Husk å få med alle bilag og pengetransaksjoner.
- Er bedriften din Mva-registrert? Bedrifter som er Mva-registrerte bør avsluttet en Mva-periode før de bytter, inkludert sendt inn Mva-meldingen.
- Betaler du lønn? Hvis du har startet en lønnskjøring i det gamle systemet bør du avslutte hele lønnskjøringen der. Hvis du har betalt lønn i for eksempel Fiken bør du også foreta skattetrekk, betale arbeidsgiveravgift og sende A-meldingen fra Fiken. Så snart alt er gjort kan du starte flyttingen.
- Husk å legge inn riktig åpningsbalanse når du bytter fra et annet regnskapssystem. Videoen under viser deg hvordan.
Står du fast? Ikke nøl med å kontakte oss chatten hvis du trenger hjelp til å bytte regnskapssystem!