Regnskapsprogram for små bedrifter: Dette er viktigst når du skal velge

Vi mener at pris og brukervennlighet er det som avgjør hva som er beste regnskapsprogram for små bedrifter. Alle seriøse systemer gjør jobben de skal, og forskjellene ligger som regel ikke i det rent regnskapstekniske. Hva du får med i programmet er noe helt annet. Noen tilbydere er veldig ivrige på å karre til seg penger for funksjoner og aktiviteter som burde være inkludert.

Her ser vi på hvilke regnskapsprogram som passer best for små AS og enkeltpersonforetak. Artikkelen forklarer hva du må se etter når du skal velge.

Alt for mye tekst! Gi meg kortversjonen, please!

Har du ikke tid å lese hele artikkelen? Her er det du burde få med deg:

• Vi mener Tripletex passer best dersom bedriften din skalerer raskt (over 20 ansatte med avansert økonomi).
• Luca og Fiken har beste regnskapsprogram for små bedrifter – her får du mest for pengene.
• Det dyreste regnskapsprogrammet i vår sammenligning koster 5 364 kroner per år, pluss eventuelle transaksjonskostnader. Det billigste alternativet koster 1 188 kroner per år.
• Flere regnskapsprogram har skjulte kostnader – pass deg for transaksjonene.
• Regnskapsprogrammet bør gi deg muligheten til å få hjelp fra en regnskapsfører dersom behovet oppstår.
• Enkelte program krever at du forhåndsbetaler for mange måneder av gangen.
• Det er store forskjeller på hva du får med i regnskapsprogrammenes grunnpakke.
• Sjekk at programmet kan integreres med lønnsmodul, nettbutikk og annet du kan ha bruk for.
• Regnskapsprogrammet må være nettbasert - alt annet er tull!

Velg et regnskapsprogram der du kan få proff hjelp

Mange småbedrifter har kanskje ikke behov for, eller økonomi til å hyre en egen regnskapsfører. Typiske eksempler er snekkere som driver for seg selv, psykologer, frilansere og artister.

Det er heller ikke nødvendigvis et behov når økonomien i selskapet er relativt oversiktlig. Så lenge regnskapsprogrammet er fornuftig utviklet vil de fleste klare å føre regnskapet på egenhånd.

Imidlertid kan du komme opp i situasjoner der profesjonell hjelp er viktig. Feil i regnskapet kan nemlig bety massevis med ekstra arbeid og kostnader. I verste begår du lovbrudd hvis du surrer det til med bokføringen.

Det kanskje viktigste tipset vi har når småbedrifter skal velge regnskapsprogram:

• Sjekk at du kan samarbeide med regnskapsfører inne i programmet dersom du får behov for hjelp.

Store prisforskjeller på regnskapsprogram for små bedrifter

Det er ikke nødvendigvis enkelt å få oversikt over den egentlige prisen du må betale for regnskapsprogrammet. Her er det store forskjeller i måten selskapene tar seg betalt. Noen tilbyr en fast pris uten overraskelser. Andre systemer blir betydelig dyrere enn utgangspunktet dersom aktiviteten i bedriften er høy.

Dette må du kjenne til:

• Alle regnskapsprogram har en fast, månedlig pris for selve systemet.
• I tillegg kan det komme kostnader for hver enkelt faktura eller bilag som du lagrer elektronisk.
• Enkelte regnskapsprogram krever at du kjøper moduler for funksjoner du kan få med i andre systemer uten tillegg i pris.

Tabellen viser deg hva grunnprisene er per måned for de ulike programmene vi har sammenlignet:

Lyst til å vite mer om hvert enkelt regnskapsprogram? Se bloggen vår under kategorien regnskap og rapportering. Der finner du tester hvor vi sammenligner programmene to-og-to, for eksempel Fiken vs Conta.

Transaksjonskostnader som kan komme i tillegg

Uansett hvilket regnskapsprogram du velger vil du måtte betale noen få kroner hver gang du fakturerer med Vipps. Årsaken er enkel: Vipps tar selv betalt for dette.

Det du må være oppmerksom på er at mange tilbydere krever betaling for ting som ikke koster de annet enn litt strøm og serverplass.

Gjengangerne:

• eFaktura
• EHF-faktura
• Faktura sendt med e-post
• Elektronisk bilagsføring (lagring av bilagene dine)

Prisene for hver enkelt faktura eller bilag kan variere fra cirka 3 kroner og opp til over 10 kroner. Slike merkostnader er helt unødvendige, og programmet kan bli veldig dyrt dersom du har mange bilag eller fakturaer per måned.

Andre prismessige forhold du må være klar over

Pass på å sjekke hvordan du må betale for regnskapsprogrammet. Noen sender deg en regning der du må betale for et helt år av gangen.

• Får du tilbake pengene dersom du må legge ned driften?
• Hva om du vil bytte regnskapssystem?

Sjekk også om det er bindingstid på regnskapsprogrammet. Hos noen tilbydere er denne så lang som 12 måneder.

Vi mener at et regnskapsprogram for små bedrifter bør ha null bindingstid. Hvis du vil bytte, eller må kvitte deg med kostnaden, skal ikke dette medføre at du må betale for noe du ikke bruker. Små selskap kan ha veldig sårbar økonomi. Da er det ikke kult at valg av regnskapsprogram er til hinder på noe som helst vis.

Hvilke funksjoner får du med i prisen?

Det hjelper fint lite at et regnskapsprogram er gratis eller billig hvis systemet er strippet for funksjoner. Da tvinges du kanskje til å kjøpe moduler som gjør at totalkostnadene blir mye høyere enn du trodde på forhånd.

Dette må være med som et minimum:

• Fakturering, bilagsføring og rapporter.
• Påminnelser (Mva-melding, A-melding, ubetalte/mislykkede faktura).
• Brukerstøtte.
• Mulighet for å samarbeide med regnskapsfører eller kolleger.
• Mulighet for å integrere regnskapet med bedriftskontoen (bankintegrasjon).

Merk deg at også småbedrifter kan få behov for blant annet abonnementsfakturering og massefakturering. I noen regnskapsprogram er dette inkludert i den faste prisen. Hos andre kommer slike enkle funksjoner som et fordyrende tillegg.

Lønnsmodul er som regel det viktigste tillegget

De fleste selskap som utvikler regnskapsprogram for små bedrifter har lønn og timeregistrering som tilleggsmoduler. Årsaken er vanligvis den at mange små AS og enkeltpersonforetak ikke har behov for lønnsfunksjoner.

En lønnsmodul kan imidlertid bli aktuell dersom virksomheten din går bra. Kanskje ansetter du noen, kanskje endrer du foretaksform fra ENK til AS med deg selv som ansatt, eller lignende.

• Sjekk om lønnsmodul er tilgjengelig og at den kan integreres med regnskapet.
• Sammenlign pris på lønnsmodulene, også hva hver enkelt ansatt vil koste.
• Se om lønnsmodulen henter skattekort automatisk.
• Velg lønnsmodul som rapporterer til myndighetene automatisk.

Har du nettbutikk? Da trenger du integrasjon eller API

Et egnet regnskapsprogram for små bedrifter bør kunne integreres med nettbutikk. Selv om du kanskje bare driver fysisk per i dag, kan det godt hende du vil satse på nett senere.

• Er programmet klargjort for de vanligste systemene som brukes i nettbutikker?
• Har programmet et API som kan brukes til å integrere med nettbutikk?

Små bedrifter trenger et brukervennlig regnskapsprogram

Poenget med å ha et regnskapsprogram er jo nettopp det at du ikke vil bruke penger på egen regnskapsfører. Siden du selv neppe er fullt utlært i faget, må systemet gjøre regnskapsføringen enkelt. Programmet må også være presist slik at sjansene for å gjøre feil er minimale.

De fleste systemene vi har sammenlignet fikser dette på en god måte. Noen enklere og mer pedagogisk enn andre, men likevel med bra nok brukervennlighet for de som synes regnskap er uinteressant, kjedelig eller komplisert.

Med det sagt anbefaler vi deg å teste programmet før du bestemmer deg. Du bør tilbys en gratis prøveperiode. Hvis ikke – styr unna!

Velg et nettbasert regnskapsprogram

Det finnes merkelig nok fortsatt regnskapsprogram som lastes ned lokalt på datamaskinen, og der du må huske på å oppdatere jevnlig. Glemmer du å oppdatere programvaren kan du blant annet gå glipp av endringer fra myndighetenes side, du kan miste data, eller havne i en rekke andre problematiske situasjoner.

Med et nettbasert regnskapsprogram (kalles også skybasert) er du alltid sikret mot omtrent alle problemer. I tillegg kan du sysle med bokføring, sende faktura, eller foreta endringer fra hvor som helst og når som helst. Har du med deg mobiltelefon, nettbrett eller bærbar PC, så har du med deg faktura- og regnskapsprogrammet også.

Hva med gratis regnskapsprogram for små bedrifter?

Joda, det finnes gratis regnskapsprogram for små bedrifter, men alle er slett ikke brukbare. Du bør unngå løsninger som er basert på andre lands regnskapslovgivning. Ikke bare på grunn av språket, men også det at du kan ende opp med å få myndighetene på nakken.

Det finnes norske regnskapsprogram som er gratis, blant annet BAS21. Slike gratisprogram kan fungere fint, men vær oppmerksom på at du ofte tvinges til å kjøpe tilleggsmoduler for funksjoner som er inkludert i flere andre løsninger.

Gratis regnskapsprogram kan bli dyrt på sikt:

• Sjekk alltid hva du får med av funksjoner, og hva som krever betalt oppgradering.
• Undersøk også prisene for tilleggsfunksjoner du kan få behov for senere.

Klarer du deg med et gratis fakturaprogram?

Hvis økonomien er veldig enkel og oversiktlig og du ikke har bokføringsplikt vil du kanskje klare deg uten regnskapsprogram.

Imidlertid må fakturaene dine oppfylle kravene i bokføringsloven, selv om du ikke har bokføringsplikt. Ergo er det best å bruke et dedikert fakturaprogram til denne biten. Alternativet er å skrive ut på blanketter som er nummererte på forhånd (kan kjøpes i papirhandelen).

Vi anbefaler at du finner en nettbasert fakturatjeneste som er gratis, hvis dette gjelder deg. Det er ikke noe poeng å kaste bort penger på fakturaprogram som tar seg betalt.

Tripletex og PowerOffice Go er beste regnskapsprogram for bedrifter som vokser raskt

Vet du allerede nå at sjappa di kommer til å gå knakende bra, få mange ansatte, og derav en mer komplisert økonomi? I så fall kan regnskapsprogram som Fiken, Conta og Luca Regnskap bli utilstrekkelige på sikt. En bedrift som kan klassifiseres som mellomstor har som regel mer avanserte behov.

For slike bedrifter mener vi at Tripletex er blant systemene som egner seg best. PowerOffice Go holder vi som en god nummer to. Vår vurdering av disse to programmene er basert på hva du får for pengene, omfanget av funksjoner, brukervennligheten og alle integrasjonene som tilbys.

Luca Regnskap og Fiken har beste regnskapsprogram for små bedrifter

Hvis pris, enkelhet og brukervennlighet er viktigst når vi vurderer regnskapsprogram for små bedrifter, mener vi at systemer som Fiken og vårt eget Luca Regnskap er de beste alternativene. Disse to er de som passer best for de som ikke trenger, eller ikke vil bruke mye tid på regnskapet.

Du får med mest funksjoner, prisen er lav og oversiktlig, du har ingen bindingstid, og du havner ikke i en kostnadsfelle når antallet transaksjoner eller bilag blir høyt.

Prøv Luca gratis i 30 dager