Regnskapsprogram for konsulenter som vil gjøre jobben selv
Det finnes neppe mange dedikerte regnskapsprogram for konsulenter, men noen systemer egner seg åpenbart bedre for denne bransjen enn andre.
Kan konsulenter føre regnskapet selv?
Konsulenter selger sin egen kompetanse. I de fleste tilfeller er det timene en konsulent kan fakturere som er den viktigste suksessfaktoren. Hvis driften er komplisert vil mange konsulenter velge å bruke en egen regnskapsfører.
Imidlertid har de fleste konsulentselskap relativt enkel bokføring, og spesielt de som driver for seg selv. Da er det ingenting i veien for å gjøre regnskapsjobben selv. Spørsmålet er hva slags regnskapssystem som er best egnet.
Konsulenter trenger et brukervennlig regnskapsprogram
I grove trekk kan vi skille mellom regnskapssystemer som er utviklet for større bedrifter med kompleks økonomistyring, og enkle løsninger som er skreddersydde for småbedrifter. Når antall ansatte blir omtrent 20 eller flere og prosjektene mange, vil systemer som Tripletex og PowerOffice Go være gode løsninger. Disse koster litt og krever litt mer kunnskaper og kompetanse. Men, større konsulentbedrifter har gjerne egne utlærte folk som tar seg av bokføringen.
Konsulenter som skal føre regnskapet selv kan være bedre tjent med systemer som er spesielt utviklet for de med lite kunnskap om faget.
Hvilke funksjoner bør regnskapsprogrammet ha?
Omtrent alle nettbaserte og norske regnskapsprogram gjør naturligvis en god jobb rent teknisk sett. Det kanskje viktigste rådet vi har her er at programmet bør være nettbasert. Da blir endringer i lovverk, satser for slikt som kjøregodtgjørelse og mva, rapporteringsrutiner og lignende fanget opp automatisk. Du slipper passe på at programmet er oppdatert med siste versjon.
Sjekk likevel på at systemet gir deg de funksjonene du trenger uten at du må betale for tilleggsprodukter av noe slag.
Dette er bør være inkludert som et minimum:
- Mulighet for EHF-faktura, e-postfaktura og Vipps-faktura
- Billagstolk/fakturatolk
- Bankintegrasjon
- Support
- Mulighet for å samarbeide med regnskapsfører inne i systemet
- Regnskapsførerhjelp dersom du ikke bruker egen regnskapsfører til daglig
I tillegg bør systemet være tilrettelagt for de som ikke er regnskapsvante. Du bør hjelp av programmet til å bokføre riktig, til valg av mva-koder, til bankavstemming og til rapportering til myndighetene.
Lønnsmodul og prosjektstyring også viktig
Konsulenter jobber ofte prosjektbasert, og regnskapsprogrammet bør derfor ha et egnet verktøy for prosjektstyring. Verktøyet bør være integrert med regnskapsprogrammet slik at alle inntekter og utgifter fra prosjektene havner på rett sted.
Du vil også sannsynligvis ha en lønnsmodul som er integrert med regnskapsprogrammet. Sjekk at lønnsmodulen kan hente skattekort fra Skatteetaten og at du får påminnelser og hjelp til innsending av A-melding.
Ikke tro at du aldri vil få bruk for regnskapsfører
Med et regnskapsprogram som passer for konsulenter vil det meste av bokføringen kunne gjøres enkelt og greit. Det hender likevel at spørsmål og problemstillinger oppstår. Da er det gull verdt å kunne få hjelp fra en fagperson. Feil i regnskapet kan nemlig koste deg mye tid og penger.
I Luca kan du få hjelp fra en autorisert fagperson når du trenger det, for eksempel til gjennomgang av mva-meldingen før du sender den inn. Løsningen passer utmerket for småbedrifter som ikke har egen regnskapsfører.
Hva koster regnskapsprogram for konsulenter?
For små konsulentselskap er sannsynligvis kostnadene for regnskapsføringen en viktig faktor. Velger du feil kan det du betaler per år bli 7-8 ganger høyere enn det det trengte å bli. Dette har vi skrevet mer inngående om her.
Disse tre faktorene er de viktigste når du skal vurdere pris:
- Grunnprisen – Det du betaler per måned for systemet.
- Eventuelle tilleggsmoduler – Mange regnskapsprogram er relativt strippet for funksjoner. Du kan bli tvunget til å oppgradere til en dyrere versjon, eller til å kjøpe tilleggsmoduler som burde vært inkludert i grunnprisen.
- Transaksjonskostnader – Flere av systemene tar seg ekstra betalt for hvert bilag du fører og for hver faktura du sender. Disse ekstrakostnadene kan bli veldig høye hvis du har mange bilag og fakturaer.
Gjør det enkelt for deg selv
Når du som konsulent velger regnskapsprogram er det selvsagt om å gjøre å finne en løsning som gjør den jobben det skal. Samtidig vil du ikke kaste bort masse tid på regnskapsføringen. Du skal tross alt leve av å selge kunnskapen din, og da er tid penger.
Regnskapsprogrammet bør for eksempel kunne tolke bilagene dine, slik at bokføringen blir så enkel som mulig. Du vil sannsynligvis også betale bedriftens regninger fra systemet, noe som krever god integrasjon med banken du bruker. Regningen din skal kunne sendes fra hvor som helst, og du vil ha muligheten til å sende tilbud som eventuelt senere kan endres til faktura.
Prøv før du bestemmer deg
Det er kun noen få selskap som ikke tilbyr gratis prøveperiode på regnskapsprogrammet de selger. De fleste gir deg 30 dagers gratis prøvetid, og det tilbudet bør du benytte deg av. Når du først har begynt å bokføre og fakturere på ordentlig er det ikke alltid like lett å ombestemme seg. Feil valg kan som nevnt koste mer penger enn du trodde, og i tillegg kan dårlig brukervennlighet gjøre at fremtidig tidsbruk blir lite optimal.
Vær oppmerksom på at mange regnskapsprogram gjør deg til automatisk kunde dersom du ikke avbestiller før prøveperioden er utløpt. Husk også å sjekke hvor lang bindingstid programmet har dersom du eventuelt blir betalende kunde. Det kan hende du bestemmer deg for å bytte, og da er det kjipt om bindingstiden lang.