Kostgodtgjørelse for nybegynnere - Med satser for 2023

Alle som driver eget AS eller ENK bør sette seg inn i satsene for kostgodtgjørelse og hva du kan motta uten å betale skatt. Her får du en enkel og lettfattelig forklaring, samt et par nyttige tips som kan spare deg for penger.

Hva er kostgodtgjørelse?

Kostgodtgjørelse er kompensasjon for ekstra utgifter til kosthold og overnatting i forbindelse med jobbreiser. Som regel utbetales det en sum per time, per dag eller per døgn. Andre uttrykk som brukes om det samme er blant annet diettpenger, diettgodtgjørelse og dagdiett.

Arbeidstaker og arbeidsgiver står i utgangspunktet fritt til å avtale godtgjørelser i forbindelse med jobbreiser. De fleste bedrifter følger statens satser, men det er ikke noe i veien med å avtale et lavere eller høyere beløp.

Godtgjørelser til bruk av privatbil, måltider i forbindelse med jobb og så videre utbetales uavhengig av de faktiske kostnadene. En arbeidstaker kan med andre ord gå i både minus og pluss, alt ettersom hva måltidene kostet.

Arbeidstakerens utgifter kan også dekkes slik:

• Refusjon – Den ansatte får tilbake den summen vedkommende faktisk brukte mot å fremlegge kvitteringer.
• Naturalytelse – Arbeidsgiveren betaler direkte, for eksempel ved at du bruker firmaets betalingskort.

Trekkfri kostgodtgjørelse betyr ingen skatt

Når vi snakker om trekkfri kostgodtgjørelse, kjøregodtgjørelse og lignende kompensasjoner, mener vi den summen som kan utbetales uten at det blir trukket skatt fra den ansattes lønning.

Satsene som brukes for trekkfritt beløp kommer an på både reisens varighet og om arbeidstakeren må overnatte utenfor hjemmet. Dette ser vi på lenger ned i artikkelen.

Eksempel på kostgodtgjørelse som ikke er trekkfri:

• Den ansatte får kostgodtgjørelse for én reise som reise varte i 15 timer.
• Avtalen med arbeidsgiveren er 700 kroner per døgn i godtgjørelse.
• Skattedirektoratets satser sier at det trekkfrie beløpet er 400 kroner når reisen er over 12 timer.
• De overskytende 300 kronene er skattepliktige.

Det kan naturligvis være at de reelle utgiftene ble høyere enn det trekkfrie beløpet. For at det overskytende da skal bli skattefritt må utgiftene dokumenteres med kvittering eller andre bilag.

Eksempel på trekkfritt beløp som er over Skatteetatens satser:

• Reisen varte i over 12 timer og den ansatte mottok 700 kroner i kostgodtgjørelse fra arbeidsgiveren.
• Den ansatte kan dokumentere at utgiftene til mat var på 650 kroner.
• Det skattepliktige beløpet er dermed 50 kroner.

Kostgodtgjørelse på reise uten overnatting

Tabellen her viser satsene for kostgodtgjørelse for 2022. Dette er altså summene man kan motta uten at beløpet blir skattepliktig.

Dette må du huske! Hvis arbeidsgiveren, oppdragsgiver eller arrangør dekker ett eller flere måltid, skal det trekkfrie beløpet beregnes slik:

• Frokost – trekk fra 20%.
• Lunsj – trekk fra 30%.
• Middag – trekk fra 50%.

Eksempel:

• Den ansatte er på et seminar i mer enn 12 timer, og det trekkfrie beløpet er dermed maksimalt 400 kroner.
• Frokost og lunsj blir betalt av arrangør.
• Det trekkfrie beløpet er derfor 400 kroner minus 20% for frokost og minus 30% for lunsj, tilsammen 50%.
• 200 kroner er dermed det den ansatte kan motta uten å måtte betale skatt.
• Fikk den ansatte 400 kroner, skal vedkommende betale skatt av 200 kroner, og bedriften skal betale arbeidsgiveravgift av disse 200 kronene.

Kostgodtgjørelse på reise med overnatting

Kostgodtgjørelse har ingenting med overnattingsutgiftene å gjøre. Den kostnaden vil den ansatte normalt få dekket på et eller annet vis, for eksempel ved at arbeidsgiveren refunderer utlegg for hotellrommet.

Godtgjørelsen for kost er utelukkende ment som kompensasjon for merutgiftene for å holde seg mett og blid. Spørsmålet er fortsatt om den ansatte skal betale skatt eller ikke.

Tabellen viser satsene for kostgodtgjørelse når reisen inkluderer overnatting.

Som du ser av tabellen er det trekkfrie beløpet forskjellig alt ettersom hvor det overnattes. Bodde den ansatte på brakke uten kokemuligheter kan vedkommende motta kun 177 kroner trekkfritt. Bodde vedkommende på hotell er beløpet 643 kroner.

Merk deg at dersom den ansatte får et nattillegg på mer enn satsen (435 kroner), blir hele beløpet trekkpliktig.

Husk at også her skal det trekkes fra henholdsvis 20%, 30% og 50% dersom frokost, lunsj eller middag er betalt av noen andre.

Eksempel:

• Den ansatte er på tjenestereise og bor på hotell der frokost er inkludert i hotellprisen.
• Hvis arbeidsgiveren betaler for hotellet har bedriften allerede dekket frokosten i samme slengen.
• Maksimalt skattefritak for kostgodtgjørelse er dermed 634 kroner minus 20% fratrekk for frokost, det vil si 507 kroner.
• All godtgjørelse over 507 kroner skal det derfor skattes av.

Reiser med overnatting og påbegynte døgn

Hvordan skattefritaket skal beregnes for påbegynte døgn kommer an på både hvor den ansatte bodde, og om det påbegynte døgnet er på mer enn 6 timer eller ikke.

Eksempel når påbegynt døgn er over 6 timer:

• Den ansatte bodde på hotell, og satsen for skattefri kostgodtgjørelse er derfor 634 kroner.
• Satsen for det påbegynte døgnet skal være den samme som for døgnet med overnatting.
• Den ansatte kan derfor motta inntil 634 kroner også for det påbegynte døgnet.
• Hadde vedkommende bodd på pensjonat uten kokemulighet ville begge beløpene vært 177 kroner. Eventuelle måltider som var betalt av andre skal trekkes fra.

Hva da hvis den ansatte er på reise og bor på hotell, men er tilbake hjemme innen 6 timer etter midnatt? Bedriften kan gjerne gi kostgodtgjørelse for disse timene, men den ansatte får ikke noe skattefritak for det påbegynte døgnet, og arbeidsgiveravgift må betales.

Du må skrive reiseregning

For å slippe skatt på kostgodtgjørelse kreves det at den ansatte skriver reiseregning. Reiseregningen må som et minimum inneholde følgende:

• Navn
• Bostedsadresse
• Underskrift
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Formål med reisen
• Navn på arrangement

Dette gjelder selvsagt også for deg som eventuelt driver for deg selv i et AS eller ENK. Skriv reiseregning og ta vare på den. Du kan bli bedt om dokumentasjon på kostgodtgjørelse som du krever skattefritak for.

Det er ikke alle som får skattefri kostnadsdekning

Forutsetningen for å få skattefritak for kostgodtgjørelse er at du har en merkostnad på tjenestereisen. Det avgjørende er om reisen kan anses som en naturlig del av arbeidet ditt.

Hvis reising er en naturlig del av jobben, for eksempel fordi du er sjåfør, selger eller snekker, har du normalt ikke krav på skattefritak for kostgodtgjørelse. Da skal matutgifter likestilles med utgiftene du ville fått om du kjøpte måltidene på Rimi eller i kantina. Dette må de fleste med fast arbeidssted betale selv.

Hvis du derimot er for eksempel lærer og skal på kurs, har du krav på skattefritaket. Lærere har vanligvis et fast arbeidssted og en arbeidssituasjon som normalt ikke krever reising, i motsetning til sjåføren, selgeren og snekkeren.

Ta kostgodtgjørelse når du driver eget ENK eller AS

Hvis du driver ditt eget foretak, enten det er AS eller ENK, bør du å vurdere å gi deg selv kostgodtgjørelse på jobbrelaterte reiser. Forutsetningen er som nevnt at arbeidssituasjonen kvalifiserer til fritaket. Da reduserer du det skattepliktige beløpet i bedriften, samtidig som du selv får det skattefritaket du har krav på.

For enkelhets skyld bør du følge Skattedirektoratets satser, så slipper du å bruke tid på å beregne eventuell skatt på overskytende beløp.

Husk å føre regnskapet riktig! I Luca får du den hjelpen du trenger når du skal sysle med merverdiavgift for eventuelle måltider du har kjøpt. Vår lønnsmodul fikser alle typer lønninger og utgiftsgodtgjørelser.

Prøv Luca gratis i 30 dager