Hverdagen til håndverkere blir enklere med et brukervennlig regnskapsprogram, og spesielt hvis lønnsmodul og prosjektstyringsverktøy er integrert.
Hva slags programvare trenger en håndverksbedrift?
Størrelsen på selskapet og kompleksiteten i driften er det avgjørende for hva en bedrift trenger. Omtrent alle må ha et regnskapsprogram, selv de som skal gjøre bokføringen selv. Regnskapsløsningen bør være integrert med et lønnsprogram så lenge bedriften har ansatte. I tillegg har håndverksbedrifter som regel behov for et prosjektstyringsverktøy.
Hvordan dette løses best, både praktisk sett og med tanke på kostnader er det vi fokuserer på her.
Best med et nettbasert regnskapssystem
Enkelte selskap med få bilag kan teknisk sett føre regnskap i et regneark, men sannsynligheten er da stor for at det kastes bort tid. Du risikerer også at det blir feil i bokføringen, noe som kan koste enda mer tid og penger. Et nettbasert regnskapsprogram er som regel en mye enklere og tryggere løsning.
Noen av fordelene:
- Du har alltid regnskapet med deg så lenge du har nettforbindelse.
- Fakturer kundene dine fra hvor som helst og når som helst.
- Enkelt å sende Mva-meldinger og A-meldinger.
- Betydelig lavere risiko for feil når du rapporterer til myndighetene.
- Påminnelser om frister.
- Full oversikt over betalte og ubetalte regninger og fakturaer.
- Programmet er alltid oppdatert i forhold til lovendringer og rapporteringsrutiner.
- Dine regnskapsdata oppbevares trygt, og du risikerer ikke å miste noe.
Hva du må betale for de forskjellige regnskapsprogrammene har vi laget en enkel oversikt over. Det viktigste å huske på er at noen løsninger kan medføre ekstrakostnader som spesielt småbedrifter bør kjenne til.
Prosjektstyring for håndverkere
I Norge er det flere selskap som utvikler programvare som er myntet på de ulike håndverksfagene, for eksempel Cordell, Håndverksdata og Go Digital. Ofte er det da snakk om ganske avanserte prosjektstyringsverktøy. Noen av verktøyene tilbys i pakkeløsninger der et økonomisystem er inkludert.
Spørsmålet er hva din bedrift trenger og hva dere må betale. I de fleste tilfeller vil småbedrifter kunne løse programvarebehovet enklere og billigere.
Prosjektstyring i regnskapsprogram for små håndverksbedrifter
Omtrent alle norske regnskapsprogram kan utvides med en prosjektmodul av et eller annet slag. Når modulen er integrert med regnskapet er det veldig enkelt å holde orden på økonomien for de ulike prosjektene.
Noen av løsningene er mer omfattende enn andre, for eksempel Tripletex. Det systemet passer bra til større håndverksbedrifter der prosjektene er komplekse, og der det er mange involverte parter. En mindre komplisert håndverksbedrift bør vurdere rimeligere løsninger for regnskap og prosjektstyring.
Prosjektmodulen i Luca Regnskap er en rimelig og enkel løsning som passer for de aller fleste snekkere, rørleggere, elektrikere og andre håndverkere som driver små foretak.
Lønnsprogram integrert i regnskapet
Du kan ha separate løsninger for lønn og regnskap, men det beste er at de er integrerte. Slike løsninger finner du hos de fleste som utvikler nettbaserte regnskapsprogram. Lønnsmoduler er vanligvis et valgfritt tillegg, og som med selve regnskapsprogrammene er det store variasjoner i pris for dette.
Lønnsmodulen bør inkludere følgende:
- Oversikt over ansatte.
- Enkel redigering av lønnsopplysninger.
- Integrert med Altinn slik at skattekort kan hentes automatisk.
- Påminnelser og hjelp til å sende A-meldinger.
Tilbud til kunder
Et håndverksoppdrag innebærer vanligvis at det først sendes et tilbud til kunden. Du og kunden blir enige om pris, og deretter utføres jobben.
I Luca løses dette veldig enkelt. Der oppretter du tilbud med priser du henter fra din egen liste over tjenester og produkter. Hvis du har prosjektmodul inkludert knytter du tilbudet til det prosjektet det gjelder. Når jobben er utført åpner du tilbudet du lagde opprinnelig, redigerer med eventuelle tillegg, og sender det til kunden som faktura.
Velg en løsning med bankintegrasjon
Hvis du også har integrert regnskapsprogrammet med bedriftskontoen har du full kontroll på om fakturaen er betalt eller ikke. Du kan også betale bedriftens egne regninger direkte i systemet. Du trenger ikke logge inn i banken, for deretter gå tilbake til økonomissystemet for å oppdatere regnskapet.
Bankintegrasjon i Luca Regnskap baserer seg på PSD2-direktivet, noe som betyr at du ikke trenger kjøpe integrasjon fra banken. Kortversjon om hva direktivet sier er at det er du som eier dine egne bankdata. Banken plikter å levere dataen dit du selv vil. Regnskapsprogrammet kan derfor hente dette sikkert, og dermed hopper du over et fordyrende mellomledd.
Har bedriften din egen regnskapsfører?
Hvis svaret er ja bør regnskapsprogrammet du bruker være et system som regnskapsføreren er kjent med. Programmet bør også gjøre det mulig for at regnskapsføreren kan samarbeide med deg inne i løsningen.
For de som ikke vil bruke masse penger på regnskapsfører er det et kurant alternativ å velge et system som tilbyr proff hjelp når du trenger det. I Luca løser vi dette med en egen chat. Der kan du få hjelp fra en autorisert fagperson for en rimelig penge dersom du får behov. Regnskapsførerhjelp tilbys på samme vis hvis du for eksempel vil ha en fagperson til å se igjennom mva-meldinger før du sender de inn.
Bruk litt tid på å finne riktig løsning
Det er surt å invester i programvare som du senere finner ut du ikke trenger, eller at løsningene ikke dekker behovene du har. Dette gjelder i høyeste grad for regnskapsprogram. Du risikerer å begynne i et system, for deretter å måtte flytte regnskapet over i et annet. Det kan bety tapte penger og mye plunder og heft.
Derfor anbefaler vi at du prøver før du bestemmer deg. Omtrent alle som utvikler regnskapsprogram tilbyr en gratis prøveperiode. Vær imidlertid oppmerksom på at du kan bli automatisk abonnent hos enkelte hvis du ikke avbestiller innen prøveperioden er omme. Sjekk også hvor lang bindingstid det er på abonnementet.