Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller klare krav til faktura, der det viktigste er at du selv ikke skal kunne bestemme eller endre fakturanummeret. Her er det du må vite før du sender av gårde en regning, og spesielt hvis du ikke bruker et moderne regnskapsprogram eller fakturaprogram.
Kun to måter å sende lovlig faktura på
Det at fakturanummeret ikke skal kunne bestemmes eller endres av den som sender fakturaen, betyr at det er kun to lovlige måter å sende fakturaen på.
- Faktura fra et regnskapsprogram eller fakturaprogram, der fakturanummer tildeles maskinelt
- Faktura skrevet ut på en fakturablankett, der fakturanummer er påtrykt fra trykkeriet
Fakturablanketter som sendes i brev er knotete, men det er altså lovlig.
Privatpersoner som skal sende et par faktura trenger normalt ikke bruke penger på regnskapsprogram. Da er det kanskje en bedre løsning å for eksempel sende fakturaen via faktureringstjenester på nett. Merk deg at det er kun faktura som vedlegg (PDF) i e-post som er gratis, mens Vipps-faktura og EHF-faktura kan være temmelig dyrt hos disse tjenestene.
Krav til innhold på faktura
Det er også viktig å kjenne til hva som må med på fakturaen, spesielt om du ikke bruker et regnskapsprogram.
Dette må stå på fakturaen hvis du er privatperson:
- Dato for salget
- Navn på selger
- Navn og adresse på kjøper
- Klar beskrivelse av varen/tjenesten som du solgte
- Tidspunkt og sted for levering av varen/tjenesten
- Pris i norske kroner
- Totalpris
- Betalingsfrist
Dette må stå på fakturaen hvis du driver næringsvirksomhet:
- Dato for salget
- Navn på selger
- Organisasjonsnummer
- Bokstavene MVA etter org.nr. dersom virksomheten er mva-registrert
- Ordet «Foretaksregisteret» etter MVA dersom virksomheten er registrert der
- Navn og adresse på kjøper
- Klar beskrivelse av varen/tjenesten som du solgte
- Tidspunkt og sted for levering av varen/tjenesten
- Pris i norske kroner
- Summen av mva dersom virksomheten er mva-registrert
- Totalpris
- Betalingsfrist
I systemer som Luca Regnskap opprettes alle fakturaer i henhold til bestemmelsene. Men, også her må du være litt nøye. For eksempel er det mange som ikke har en klar nok beskrivelse av hva som ble solgt. Lag gode beskrivelser fra starten av, så husker regnskapsprogrammet hva som skal stå neste gang du fakturerer for det samme.
Krav til oppbevaring av faktura
All salgsdokumentasjon (faktura er salgsdokumentasjon) og annet regnskapsmateriale skal som en hovedregel oppbevares i minimum 5 år. Kravet til oppbevaring gjelder også privatpersoner.
Næringsdrivende som sender faktura bør gjøre dette:
- Bedrifter, selv små ENK, bør bruke et skybasert regnskapsprogram.
- La programmet lagre alle faktura og andre bilag automatisk på en trygg server med backup.
- Da kan du enkelt laste ned alle bilagene og regnskapsdataen hvis du skulle trenge det.
Privatpersoner som sender faktura kan gjøre dette:
- Hvis du har sendt en fakturablankett, eller brukt en fakturatjeneste på nett, må du sørge for at du selv har en kopi.
- Legg den et trygt sted, og pass på å ikke miste den de neste 5 årene.