En faktura skal oppfylle en rekke formkrav, f.eks. skal den inneholde informasjon om selgeren og kjøperen, om hva som ble solgt, hvordan betalingen skal foregå, samt tilleggsinformasjon som dato og et fakturanummer.
Fakturaen skal angi hvem det er som selger noe og hvem det er som kjøper noe.
Selgeren skal identifiseres med navn (“Hansen AS”), adresse, og organisasjonsnummeret, samt hvor bedriften er registrert (“Foretaksregisteret”). Dersom selgeren er mva-registrert, skal det stå “MVA” bak organisasjonsnummeret.
Kjøperen skal identifiseres med minst navn og adresse, både om det er en privatperson eller en bedrift.
Fakturaen skal nevne hva som blir solgt, i hvilket antall, og til hvilken pris.
Dersom det selges noe med merverdiavgift, så skal det spesifiseres på fakturaen.
Fakturaen skal ha et fakturadato, som oppgir når handelen har funnet sted. Selger du noe idag, skal fakturaen ha dagens dato.
Fakturaen skal nevne hvordan kjøperen skal betale selgeren. Vanligvis setter selgeren bankkontonummeret sitt på fakturaen og oppgir en forfallsdato - en frist for betalingen, som ofte er 10 eller 14 eller 30 dager etter fakturadatoen.
En hver faktura skal komme med et unikt fakturanummer. fakturanummer skal telles oppover i en rekke uten “hull”, slik at faktura som sendes ut har fakturanummer 1, 2, 3, osv.
Det er lov å starte på et høyere tall (1001, 1002, 1003, …), men rekken skal være uten hull. Ellers ville f.eks. skattemyndighetene fort tenke at det har blitt solgt noe som ikke har blitt bokført og innrapportert…
Dersom en faktura først er opprettet er det ikke lov å endre på den.
Dersom selgeren og kjøperen blir enige om å annulere handelen, så skal selgeren utsteden en såkalt kreditnota - du kan tenke på det som en faktura “med negativ fortegn” - den bekrefter at kjøperen ikke skal betale (eller at selgeren skal betale tilbake til kjøperen, dersom kjøperen har rukket å betale).
Dersom selgeren og kjøperen blir enige om å endre noe av handelen - f.eks. å avtale en lavere pris, så må selgeren lage en kreditnota og utstede en ny faktura.
Den enkleste måten å sikre at du etterlever formkravene til faktura er å bruke et enkelt regnskapsprogram som Luca Regnskap:
Du kan lese mer om hvordan du sender en faktura her.
