Lønn til ansatte i enkeltpersonforetak: Huskeliste for arbeidsgivere
Du og ektefellen din kan ikke være ansatte og motta lønn i ditt eget enkeltpersonforetak, men du selvsagt ha andre ansatte i foretaket. I denne artikkelen får du en enkel huskeliste med forklaring på ansvaret du har som arbeidsgiver.
Viktig å forstå risikoen med enkeltpersonforetak
Før vi starter med ansvaret ditt i forbindelse med lønn:
Det er mange fordeler med å drive enkeltpersonforetak, men også noen klare ulemper. Du er personlig ansvarlig for alle forpliktelser du får gjennom foretaket, også i forhold til ansatte, deres lønn, skatt, forsikring, og så videre. Dersom foretaket for eksempel ikke omsetter nok til at du klarer å oppfylle forpliktelsene, blir det du personlig som må punge ut.
De fleste velger å [endre foretaksform fra enkeltpersonforetak til aksjeselskap](/oppstart/slik-endrer-du-fra-enk-til-as) når virksomheten blir så omfattende at de trenger å ansette noen. Risikoen din i et AS er i utgangspunktet kun det at du kan tape aksjekapitalen dersom ting går skeis.
Med det sagt skal vi se på ansvaret du får som arbeidsgiver. Dette vil gjelde uansett hvilken type foretak du driver.
1. Skrive arbeidskontrakt og melde fra til myndighetene
Alle ansatte har krav på en arbeidskontrakt. Kontrakten må som et minimum inneholde følgende:
- Navn og kontaktinformasjon på den ansatte
- Bedriftens navn og kontaktinformasjon
- Avtalt lønn med tidspunkt for utbetaling
- Arbeidstid
- Stillingsprosent
- Oppsigelsestid
- Signatur fra den ansatte og arbeidsgiver
Ansettelsen skal som en hovedregel være fast, men i visse tilfeller kan dere avtale midlertidig ansettelse. Det er vanlig at partene enes om en prøvetid før fast ansettelse. Prøvetiden skal ikke være lenger enn 6 måneder.
Ansettelsesforholdet skal rapporteres til Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret, både når ansettelseskontrakten inngås og når den ansatte slutter.
2. Utbetale lønn og feriepenger
Du står i utgangspunktet fritt til å avtale lønn med den ansatte, men i enkelte bransjer finnes det fastsatte minstelønnssatser. Vanligvis avtales det en brutto årslønn, med utbetaling hver måned.
I lønnsmodulen til Luca Regnskap er det veldig enkelt å kjøre lønn, og du kan være trygg på at systemet ikke surrer med matematikken. Luca støtter alle vanlige lønnstyper, og beregner feriepenger automatisk.
Slik gjør du det:
- Legg til den ansatte (dette gjør du kun én gang per ansatt).
- Hent skattekort fra Skatteetaten – Luca er integrert med Skatteetaten og kan dermed hente oppdatert skattekort for dine ansatte.
- Kjør lønn på 1-2-3 – Luca tar seg av det meste!
3. Den ansatte skal motta lønnsslipp og årsoppgave
I henhold til Arbeidsmiljølovens § 14-15 plikter du som arbeidsgiver å gi en skriftlig lønnsslipp til den ansatte når du betaler ut lønn. Den ansatte skal også motta årsoppgave innen 1. februar for det foregående året.
Dette fikser du enkelt i Luca Regnskap. Systemet oppretter lønnsslippen automatisk i henhold til reglene, og du sender den til den ansatte med et museklikk. Når året er slutt tar Luca seg opprettelsen av årsoppgave til den ansatte.
4. Betale skatt og arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgiften er bedriften din sitt bidrag til Folketrygden, og er med på å finansiere slikt som sykepenger, pensjon og arbeidsledighetstrygd.
Avgiften skal betales sammen med forskuddstrekk for skatt til kemneren den 15. hver andre måned, og gjelder da avgift og skatt for de to foregående månedene. Luca Regnskap beregner automatisk dette når du kjører lønn, og hjelper deg med å få betalt skatter og avgifter i tide.
Virksomheter innen forsikring og finans må i tillegg betale finansskatt.
Du må ha egen skattetrekkskonto
Husk at du er lovpålagt ha en egen skattetrekkskonto i den banken bedriften din bruker. Dit overfører du trekkbeløpet samtidig som du utbetaler netto lønn. Penger som står på en skattetrekkskonto kan ikke utbetales til andre enn Skatteetaten.
5. Betale tjenestepensjon
De fleste arbeidsgivere plikter å opprette en tjenestepensjonsordning (Obligatorisk tjenestepensjon - OTP) for sine ansatte. Dette kommer an på antall årsverk og antall ansatte.
Husk dette:
- Tjenestepensjonsordningen må opprettes senest innen 6 måneder etter at plikten inntrådte, det vil si 6 måneder etter at den ansatte begynte i jobben.
- Beløpet du må sette av til OTP er minimum 2% av den ansattes inntekt.
- Du og den ansatte kan avtale en høyere innskuddsprosent innenfor rammene som er satt i pensjonsloven, men pensjonsordningen må være lik for alle ansatte i bedriften.
- OTP gir rett til skattefradrag for arbeidsgiveren.
Obligatorisk tjenestepensjon blir rapportert i A-meldingen du sender hver måned.
6. Rapportere månedlig via A-melding
Lønns- og ansettelsesforhold skal rapporteres månedlig ved at du sender inn den såkalte A-meldingen. Rapporten sendes via Altinn, og mottas da av Skatteetaten, NAV og Statistisk Sentralbyrå.
A-meldingen inneholder følgende informasjon:
- Den ansattes arbeidsforhold
- Ansattes inntekt og forskuddstrekk skatt
- Arbeidsgiveravgift og eventuell finansskatt for virksomheten (Finansskatt betales av finansieringsselskap og forsikringsselskap)
A-meldingen leverer du enten manuelt via innlogging i Altinn, eller direkte fra regnskapssystemet.
7. Du må tegne yrkesskadeforsikring
Arbeidsgivere plikter å tegne yrkesskadeforsikring for alle ansatte, uansett bransje. Forsikringen gir rett til erstatning for skader og sykdom som påføres i jobbsammenheng.
Det kan i tillegg være aktuelt å tegne andre forsikringer, alt ettersom hvilken type bedrift du driver, for eksempel transportforsikring, ulykkesforsikring og ansvarsforsikring.
Yrkesskadeforsikring får du fra private forsikringsselskap.
Spar tid og unngå feil med bankintegrering
Du kan integrere Luca med bedriftens bankkontoer, og dermed ta selve utbetalingen av lønn direkte fra systemet. Da slipper du veksle mellom regnskapsprogram, lønnssystem og nettbanken, og du får utgiftene bokført automatisk.
Integrering med bankkonto minimerer risikoen for feil når du betaler ut lønn, skatt og arbeidsgiveravgift.