Regnskapsprogram for frilansere med enkeltpersonforetak
De fleste frilansere driver ENK og fakturerer neppe så mange ganger i måneden, men et regnskapsprogram kan likevel være veldig nyttig.
Her kan du lese om hva du bør tenke på før du velger hvordan du skal føre regnskapet.
Må frilansere ha regnskapsprogram?
Det lovmessige omkring regnskap er ganske enkelt å forholde seg til. Så snart et ENK omsetter for mer enn 50 000 kroner per år er foretaket normalt bokføringspliktig. Alle AS er også naturligvis bokføringspliktige, og har i tillegg såkalt regnskapsplikt.
Forskjellen er denne:
- Bokføringsplikt = Du må føre regnskap etter bokføringsreglene. Dette setter føringer for hvordan du kan fakturere, hvordan du skal bokføre, hvordan du oppbevarer regnskapsdatene, med mer.
- Regnskapsplikt = Du må sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret. Større selskap må i tillegg utarbeide en årsberetning.
Dette betyr i praksis at de fleste ENK enten må eller burde bruke et regnskapssystem. Noen foretak kan slippe, men det krever at antallet årlige bilag er tilstrekkelig lavt. Uansett vil et regnskapssystem være en bedre løsning av flere grunner, selv for frilansere.
Fordeler med nettbasert regnskapsprogram
Regnskapsprogrammet du velger bør være nettbasert. Da slipper du tenke på å laste ned oppdateringer. Du er samtidig trygg på at eventuelle endringer fra myndighetenes side blir fanget opp av programmet. I tillegg har du regnskapsdataen lagret sikkert og tilgjengelig til enhver tid.
Andre fordeler med et nettbasert regnskapsprogram:
- Du kan sende ulike typer faktura (EHF, e-post, Vipps) direkte fra programmet.
- Bokføringen gjøres enklere og mer presist.
- Programmet hjelper deg med å velge riktige kontoer.
- Mange regnskapsprogram har bilagstolk og fakturatolk.
- Regnskapet kan integreres med bedriftskontoen slik at alle betalinger inn og ut kan foretas inne i programmet, og transaksjonene registreres automatisk.
- Du får hjelp og påminnelser til å sende Mva-meldinger i tide.
- Det er enklere og tidsbesparende å utarbeide eventuelt årsregnskap og andre rapporter.
- Du kan bruke regnskapsprogrammet til å sende ut tilbud til kundene dine. Tilbud kan med et museklikk endres til faktura etter at jobben er gjort.
- Enkelte regnskapsprogram har en funksjon for å få hjelp fra autorisert regnskapsfører hvis behovet skulle oppstå.
Frilansere som er Mva-pliktige
Om et ENK drevet av frilansere er mva-pliktig eller ikke kommer an på både omsetningen og hva slags tjenester som selges.
Hvis du er Mva-pliktig må du gjøre følgende:
- Kreve inn Mva på vegne av staten.
- Betale Mva selv for varer og tjenester du kjøper innenlands.
- Eventuelt betale Mva for import.
- Sende Mva-melding der du rapporterer inngående og utgående avgift.
- Betale eventuell differanse mellom inngående og utgående Mva.
Alt dette gjøres mye enklere i et regnskapsprogram. Systemet kan kodene og satsene, det er oppdatert med eventuelle endringer, og du får påminnelser slik at Mva-meldingene sendes innen fristene.
I tillegg kom det en endring med effekt fra og med 2022 som gir et ekstra insentiv til å bruke regnskapsprogram. Hvis programmet er basert på den såkalte SAF-T-standarden, vil regnskapet ditt snakke samme språk som myndighetene. Dette gjør at feil oppdages og korrigeres før du sender inn meldingene. Før endringene kom var det en ganske tungvint prosess for å få rettet eventuelle feil i Mva-meldingene.
De fleste frilansere betaler ikke lønn
Driver du for deg selv som ENK har du neppe behov for et eget lønnssystem. Lønnen som frilanser er sannsynligvis det du har igjen av det du fakturerte, etter at utgiftene er trukket fra. Dermed har du heller ikke behov for et lønnssystem.
Hvis du mot formodning likevel trenger et, anbefaler vi at du velger lønnssystem som er integrert med regnskapsprogrammet. Da har du alt på en plass, du slipper å veksle mellom systemene, og du får hjelp til å sende inn de månedlige A-meldingene.
Har du oppdrag for det offentlige?
Alle frilansere som har stat eller kommune som oppdragsgivere må sende faktura i såkalt Elektronisk handelsformat (EHF). Det offentlige tar nemlig ikke imot annet enn EHF-faktura.
Det betyr at du enten må ha et fakturaprogram eller et regnskapsprogram med denne funksjonen for å få betalt for tjenestene dine. Hva som lønner seg kommer an på flere faktorer. Det som er sikkert er at å bruke penger på to ulike programmer er både lite lønnsomt og mer tungvint.
Hva koster regnskapsprogram for frilansere?
Prisene på regnskapsprogram varierer ganske kraftig, og fra i overkant av en tusenlapp til minst 8 000 kroner i året. Prisforskjellene henger til dels sammen med hvor komplekst programmet er. En stor bedrift med mange ansatt og prosjekter har et helt annet behov enn hva en frilanser har. Det finnes også gratisløsninger, men disse har begrensninger du bør kjenne til.
Et enkeltpersonforetak eller et lite AS kan som regel fint bruke et regnskapssystem som er utviklet spesielt for småbedrifter. Eksempler på dette er vårt eget Luca Regnskap, Fiken og Conta. Prisene er lavere og brukergrensesnittet mer tilpasset de som ikke er drevne på regnskapsføring enn i de mer avanserte løsningene.
Hvor lenge skal du drive som frilanser?
I våre øyne er det klokt å holde privatøkonomien adskilt fra næringsvirksomheten, selv om du er frilanser og driver i et ENK. Da er forutsetningene bedre for å unngå å få Skatteetaten på nakken.
Dette blir enda viktigere dersom du har planer om å utvide virksomheten en gang i fremtiden. Har du allerede ført regnskapet i et dedikert system, blir overgangen betydelig mindre komplisert og tidkrevende. Ha dette i mente når du velger løsning.
Benytt deg av prøvetid før du velger
Det er ingen dum idé å teste ulike regnskapsprogram før du bestemmer deg. Omtrent alle nettbaserte systemer vi kjenner til tilbyr en gratis prøveperiode på 30 dager. Benytt deg av muligheten så slipper du å angre i ettertid.
Pass på å sjekke om programmet du tester gjør deg til automatisk abonnent etter utløpt prøveperiode. Titt også på hva slags oppsigelsestid du eventuelt binder deg til.