Dette gjør du dersom kunden ikke betaler fakturaen: Med regler for inkasso
Det kan gå kraftig ut over likviditeten din hvis du har kunder som ikke betaler fakturaen i tide, eller i verste fall – kunder som ikke betaler i det hele tatt. I de fleste tilfeller løses dette fint uten at du må gå til inkasso.
Her er oppskriften du trenger for å få betalt det du har krav på, og hva du må gjøre dersom pengene uteblir.
Pust med nesen!
De aller fleste gjør selvsagt opp for seg, og som regel skyldes ikke sen betaling det at kunden mangler betalingsvilje. Folk er travle, de glemmer, de blir syke og de reiser bort. Årsaken til at regningen ikke er betalt trenger absolutt ikke være manglende betalingsvilje.
Det kan imidlertid skorte på betalingsevnen, og da stiller det hele seg annerledes. Men, det finnes også gode måter å håndtere kunder med dårlig økonomi.
Alt dette skal vi se nærmere på.
Er du sikker på at kunden mottok fakturaen?
Det første du bør gjøre er å forsikre deg om at fakturaen havnet hos rett adressat. Det hender at papirfaktura sendt per brev blir borte, og en e-postfaktura kan havne i spamboksen. Sjekk at du har rett adresse og send på nytt hvis nødvendig.
Sjekk også at fakturaen inneholder tilstrekkelige opplysninger om hva det er du fakturerer. Folk vegrer seg for å betale for noe de ikke vet hva er.
Tips!
Send EHF-faktura til bedrifter og offentlige instanser hvis mottakeren støtter EHF. Til privatkunder bør du sende Vipps-faktura.
Da er du bombesikker på at fakturaen ble mottatt, og sjansene er også gode for at den betales raskere.
Send en påminnelse
Hvis kunden har gått ut over betalingsfristen løser det seg som regel med en vennlig påminnelse. Den kan du sende rett fra regnskapsprogrammet, så har du alt på ett sted. Bruke gjerne tekstfeltet til å skrive noe avvæpnende.
Kjenner du kunden godt og vet at han/hun er betalingsvillig? Da er det kanskje nok med en SMS eller kort prat på telefonen.
Vurder å gi utsettelse på fakturaen
Hvis kunden sliter økonomisk løser det ofte seg ved at du gir litt ekstra frist til å betale fakturaen. Eventuelt kan du foreslå at fakturaen deles opp.
All kommunikasjon av denne typen bør foregå skriftlig (e-post holder). Da stiller du sterkere hvis kunden senere sier seg uenig i kravet.
Dersom kunden fortsatt ikke betaler fakturaen
En eller to hyggelige påminnelser er nok i de fleste tilfeller, men åpenbart ikke alltid. Hvis kunden fortsatt ikke har betalt slik avtalt er purring og inkasso neste steg.
Spørsmålet er om du skal drive inn pengene selv eller sette bort jobben til et inkassoselskap. Det siste er som regel den beste løsningen. I denne sammenhengen har inkassoselskapene erfaring og pondus som du neppe har selv.
Gjøre det selv? Da går du frem slik beskrevet i de neste avsnittene.
Regler for purring
Som en hovedregel bør du sende purring og inkassovarsel så snart som mulig etter forfall. Hvis du venter lenge med å reagere minsker sjansene dine for at du får betalt.
Slik er reglene for purring, purregebyr og forsinkelsesrenter:
- Du kan purre og sende inkassovarsel når som helst etter forfall, men du kan ikke kreve gebyr eller renter med én gang.
- Purregebyr kan du først kreve 14 dager etter opprinnelig forfall.
- Gebyret kan maksimalt være på 105 kr (du skal ikke beregne Mva) dersom du selv står for innkrevingen.
- Du kan ikke kreve flere enn 2 purregebyr, uansett hvor mange ganger du sender varsel.
- Forsinkelsesrenter på kravet kan beregnes fra dagen etter forfall, så lenge forfallsdato er oppgitt tydelig på fakturaen.
- Hvis fakturaen ikke har forfallsdato må du vente minst 30 dager før du krever forsinkelsesrenter.
- Rentesatsene finner du her.
- Som næringsdrivende kan du kreve såkalt standardkompensasjon når du driver inn pengene selv, men da kan du ikke kreve purregebyr (du må velge). Satsene for dette finner du også i lenken ovenfor.
Husk!
- Purring og inkassovarsel må skje skriftlig.
- I purringen må det fremkomme tydelig hva kravet gjelder (vis til fakturanummeret).
- Du må merke henvendelsen tydelig med «Inkassovarsel».
- Når du sender et inkassovarsel skal kunden ha en ny betalingsfrist på 14 dager.
- I varselet må det komme klart frem at saken sendes til inkasso dersom betaling uteblir.
I Luca Regnskap er det veldig enkelt å sende purring og inkassovarsel, og du kan selvsagt legge til egen (vennlig men bestemt) tekst hvis du vil.
Luca kan reglene for dette, og beregner for eksempel eventuelle forsinkelsesrenter i henhold til oppdaterte satser fra Finansdepartementet.
Alle purringer og inkassovarsel fra Luca sendes med e-post til kunden, og da har du dokumentasjonen du trenger samlet på ett sted.
Slik foretar du egeninkasso
Etter inkassovarsel har altså kunden 14 dagers betalingsfrist, med mindre du selv ga en lenger frist. Hvis du fortsatt ikke har fått betalt er neste steg å sende en betalingsoppfordring. Kravet er nå juridisk sett gått til inkasso, som du altså håndterer selv hvis du har bestemt deg for egeninkasso.
Regler for betalingsoppfordring:
- Betalingsoppfordringen kan først sendes 14 dager etter at inkassovarsel ble sendt.
- Kunden skal nå ha en ny betalingsfrist på minimum 14 dager.
- Du kan nå kreve et nytt gebyr på maksimalt 105 kr for betalingsoppfordringen, pluss 70 kr for sendt purring (totalt 175 kr).
Hvis kunden er uenig i kravet
Hvis kunden ikke er enig i kravet må hun eller han gi skriftlig varsel om dette. Hvis det skjer er kravet da juridisk sett omtvistet. Da kan du ikke fortsette inkassoprosessen før det foreligger en rettskraftig dom. Det betyr vanligvis at du må en tur innom Forliksrådet.
Namsmannen er neste steg
Fikk du ikke betalt innen den nye fristen på 14 dager? Kravet er heller ikke omtvistet, eller du har en rettskraftig dom fra Forliksrådet? Da må du drive inn pengene med hjelp fra din lokale namsmann.
Det vil si du sender en skriftlig begjæring om direkte utlegg. Der legger du ved dokumentasjon på kravet. Få med opprinnelig faktura og alle purringer og betalingsoppfordringen.
Eksempel på egeninkasso
Vanskelig å holde tungen rett i munnen i forhold til fristene og gebyrene? Her er et vanlig eksempel på gangen i en egeninkasso:
- Du sender en påminnelse om at fakturaen ikke er betalt innen fristen.
- 14 dager senere sender du purring med purregebyr på for eksempel 35 kroner, og med ny betalingsfrist på 14 dager.
- Etter 14 dager sender du inkassovarsel med nytt purregebyr, også dette på 35 kroner. Kunden får nå ytterligere 14 dagers betalingsfrist.
- Når nye 14 dager har gått sender du betalingsoppfordring. Kunden har på nytt 14 dagers frist på å gjøre opp kravet.
- Betalingen uteblir fortsatt og du sender derfor begjæring om direkte utlegg til namsmannen.
- Namsmannen vil da foreta såkalt tvangsfullbyrdelse, det vil si drive inn pengene på dine vegne.
Husk at dette er et noe «vennlig» eksempel, der du først har prøvd med flere oppfordringer. Som beskrevet trenger du imidlertid ikke vente med for eksempel inkassovarselet. Dette kan sendes umiddelbart etter forfall, men du kan altså ikke kreve gebyr like kjapt.
Noen tips til slutt
Inkasso og masse styr i rettsapparatet er ikke noe du ønsker. Slikt krever tid og ressurser, og i verste fall får du aldri betalt. Inndrivelsen av pengene kunden skylder deg kan med andre koste mer enn det smaker.
Prøv dette først:
- Ha kort frist og send faktura ofte – dette gjør det enklere for kundene dine å gjøre opp for seg.
- Hvis beløpet er stort og kunden sliter økonomisk kan det være en god idé at dere avtaler betaling i flere avdrag.
- Vurder å droppe gebyr og renter dersom kunden har svak økonomi. Det er større sjanse for at du får betalt dersom kunden føler du kommer han/hun i møte.
- Du kan også vurdere å gi rabatt på kravet. Det er bedre å få betalt noe enn ingenting.
- Er kravet stort? Vurder å droppe egeninkasso, og henvend deg heller til et inkassoselskap som har ekspertisen du mangler.