En inkassovarsel er en formell varsel til en kunde om at kunden må betale en ubetalt faktura, og at det kan opprettes en inkassosak dersom kunden ikke betaler.
Du kan sende en inkassovarsel når som helst etter forfallsdatoen på den opprinnelige kundefakturaen.
Dersom du vil legge en purregebyr på inkassovarselen, så må du vente minst 14 dager etter betalingsfristen fra kundefakturaen.
En inkassovarsel er både en påminnelse og en tydelig beskjed til kunden om at kunden må betale innen 14 dager fra datoen for inkassovarselen.
Det er også lov å legge purregebyr og forsinkelsesrente på en inkassovarsel. Da blir det dyrere for kunden, og det kan signalisere “Det blir bare dyrere jo senere du betaler”.
Fordelen med en inkassovarsel er at den er en kraftig beskjed til kunden - nå må du betale, ellers risikerer du en dyr inkassosak! Du kan også legge på purregebyr og forsinkelsesrente, men mange erfarer at det er viktigere å få fremgang i saken enn å maksimere gebyrer og renter. Det kan derfor være lurt å sende en inkassovarsel med en gang - heller 14 dager tidligere og uten gebyr. Det betyr også at du kan komme raskere til en inkassosak dersom du trenger det, som igjen kanskje kan bety at du stiller “lenger foran i køen” dersom kunden har dårlig betalingsevne.
Den beste måten å håndtere en inkassovarsel på er avhengig av hvordan tingene står til:
Hvis leverandøren har levert varen eller tjenesten som avtalt, og du har ikke betalt - da er det bare å betale innen fristen. Du har ikke lyst på en dyr inkassosak, da eksploderer gebyrene!
Dersom du allerede har betalt fakturaen eller en tidligere purring på fakturaen, så må du sende en beskjed til den som har sendt inkassovarsel. All erfaring tilsier at det er mye raskere å løse opp i det nå enn når det først har blitt til en inkassosak.
Dersom du er uenig med selgeren om den leverte varen eller tjenesten, eller kvaliteten er dårligere enn hva selgeren har lovet, eller selgeren har ikke levert i det hele tatt, så må du melde ifra tydelig om det til selgeren. Send en skriftlig melding (e-post), der du konkret og i detalj beskriver hva som ikke er i orden. Skriv i en saklig tone, og med tanke på at det du (og selgeren) skriver i denne saken kan bli tatt opp f.eks. i forliksrådet senere. Sett deg også litt inn i selgeren sine sko - har du virkelig noe reelt å utsette på leveransen?
