Bil i aksjeselskap

Her forklarer vi hvordan et aksjeselskap skal regnskapsføre utgifter for bil. Det er to hovedtemaer i denne sammenhengen:

1. Bedriftens utgifter og hvilke fradrag som kan kreves
2. Eventuell beskatning av den ansatte som bruker bilen

Bedriftens utgifter og eventuelle skattemessige forhold legges inn hver for seg i Luca Regnskap.

Eksempel:

• Firmaet eier en bil og har en kostnad for drivstoff – I Luca Regnskap bokfører du utgiften på vanlig vis.
• En ansatt bruker bilen i privat sammenheng – I Luca Regnskaps lønnsmodul skal den private bilbruken registreres som en ytelse til den ansatte.

I den første delen av hjelpeartikkelen ser vi på hvordan både skatt og utgifter håndteres når bilen eies privat.

I artikkelens andre del ser vi på hvordan skatt og utgifter håndteres når bedriften eier, leaser eller leier bilen.

Dersom bilen eies privat

Hvis den ansatte bruker sin egen bil, eller låner bilen til en annen privatperson til kjøring i jobbsammenheng, kan den ansatte få utbetalt bilgodtgjørelse. Godtgjørelsens størrelse er en sak mellom selskapet og den ansatte, men skattefradrag og eventuell personbeskatning kommer an på summen som gis i godtgjørelse.

Hvis bilgodtgjørelsen ikke er høyere enn Statens satser, skal den ansatte ikke betale skatt. Selskapet får fradrag kun for den summen som er fastsatt i Statens satser.

Dette er satsene:

• Per kjørte kilometer - 3,50 kroner
• Tillegg for tilhenger - 1,00 kroner per km
• Passasjertillegg - 1,00 kroner per passasjer per km
• Tillegg for kjøring på anleggsvei eller skogsvei - 1,00 kroner per km i

Eksempel:

• Den ansatte og en kollega kjører 100 kilometer
• Bilgodtgjørelse = 100 km x 3,50 kr = 350 kr
• Tillegg for passasjer = 100 km x 1,00 kr = 100 kr
• Sum = 450 kr

Siden summen her ikke overskrider statens satser er dette også summen som selskapet får fradrag for. Av samme årsak skal heller ikke den ansatte betale personskatt.

Eksempel når bilgodtgjørelsen er høyere enn satsene:

• Den ansatte kjører 100 kilometer
• Selskapet betaler en bilgodtgjørelse på 5,00 kr per km
• Bilgodtgjørelse = 100 km x 5,00kr = 500 kr
• Differansen på 150 kr (500 kr – 350 kr) skal den ansatte betale skatt av
• Selskapet får fradrag kun for 350 kr

Dokumentasjon i kjørebok

For at bedriften skal få fradrag må kjøringen dokumenteres i en kjørebok. Det enkleste er å bruke en elektronisk løsning, som for eksempel Autogear. Alternativt kan du bruke en fysisk bok (papir) eller et regneark.

Dette må med hvis du lager kjøreboken selv:

• Dato
• Strekning til og fra
• Antall kilometer
• Eventuelt navn på passasjer(er)
• Eventuelt opplysning om bruk av tilhenger
• Eventuelt opplysning om kjøring på skogsvei/anleggsvei

Bedriften registrerer utgiften slik:

• Gå til Utgift –> Regninger
• Klikk på Ny utgift
• Legg inn bilaget (kjørebok)
• Registrer kjøpet på vanlig vis

Regnskapskonto for betalt bilgodtgjørelse – 7100 Bilgodtgjørelse, opplysningspliktig

Tips! Hvis du ikke bruker en elektronisk kjørebok som lagres i en sky, bør du vurdere å ta bilder av kjøreboken. Last bildene opp i Luca, så har du dokumentasjonen lagret trygt.

Dersom bedriften eier, leaser eller leier bilen

Bedriften kan få fradrag for faktiske utgifter dersom bedriften eier, leaser eller leier bilen.

Bilen eies av bedriften

Når bedriften eier bilen føres de faktiske utgiftene i Luca Regnskap på samme vis som andre kostnader. Husk at kjøretøyet også må registreres som en eiendel i selskapet. Ved årsoppgjøret skal bedriften fylle ut tilleggsskjemaet RF-1125.

Føring av faktiske bilkostnader i Luca:

• Gå til Utgift –> Regninger
• Klikk på Ny utgift
• Legg inn fakturaen for utgiften
• Registrer kostnaden på vanlig vis

Regnskapskontoer for bilutgifter:

• Diesel og bensin – 7001 Drivstoff selskapets transportmidler
• Verkstedutgifter, bilvask, service o.l. – 7020 Vedlikehold selskapets transportmidler
• Forsikring – 7040 Forsikring selskapets transportmidler
• Årsavgift og lignende – 7090 Annen kostnad transportmidler
• Ferge, bompenger o.l. – 7140 Reisekostnad, ikke opplysningspliktig

Som en hovedregel får bedriften ikke fradrag for mva på bilutgiftene dersom bilen har hvite skilter.

Bilen leases av bedriften

En bil kan leases av bedriften, selv om det er mer vanlig at den ansatte er registrert som leaseren. Det avgjørende her er hvem som etter avtalen har rett eller plikt til å kjøpe bilen, eller er bilens eier når leasingperioden utløper. Bedriften? Da er også bedriften leaseren.

Vanligvis betaler man for leasing på følgende vis:

• Forskuddsleie – for eksempel 40 000 kr
• Månedlig leie – for eksempel 2 500 kr

Begge registreres som kjøp i Luca Regnskap:

• Gå til Utgift –> Regninger
• Klikk på Ny utgift
• Legg inn fakturaen for forskuddsleie
• Registrer kjøpet på vanlig vis

Registrer den månedlige leien på samme vis som forskuddsleien etterhvert som du får regning fra leasingselskapet.

Regnskapskontoer for leasing:

• Utgifter til leasing av bil føres på konto 6440 Leie transportmidler
• Hvis bedriften betaler forskudd på leasingen, og når leasingperioden er under 1 år, og når leieperioden krysser årsskiftet, skal forskuddet føres på konto 1744 Forskuddsbetalt leasingleie

Bilen leies av bedriften

Hvis bedriften leier en bil fra et bilutleieselskap føres utgiften som et vanlig kjøp. Retten til fradrag forutsetter at bilen ble brukt i yrkessammenheng. Brukes den av en ansatt i privat sammenheng skal den ansatte betale skatt av ytelsen. Bedriftens fradrag skal da justeres proporsjonalt i forhold til bruken av bilen.

Eksempel:

• Leiebilen kjøres 100 km og leien koster 1 000 kr
• Den ansatt kjører 50 km i privat sammenheng
• Bilen kjøres 50 km i yrkessammenheng
• Den ansatt skal betale skatt av 50% av beløpet, det vil si 500 kr
• Bedriften kan kreve fradrag for 50% av beløpet, det vil si 500 kr

Utgift til leiebil registreres som kjøp i Luca Regnskap:

• Gå til Utgift –> Regninger
• Klikk på Ny utgift
• Legg inn fakturaen for leiebilen
• Registrer kjøpet på vanlig vis

Husk at bedriften ikke får fradrag for mva som kommer på leiekostnaden dersom bilen har hvite skilter.

Regnskapskontoer for leiebil:

• Dersom leiebilen brukes i yrkessammenheng lokalt – 6440 Leie transportmidler
• Bilen brukes i forbindelse med jobbreise – 7140 Reisekostnad, ikke opplysningspliktig

Skattemessige hensyn for den ansatte når bedriften eier bilen

Når en ansatt bruker selskapets bil til privat kjøring defineres dette som regel som Fri bil, og den ansatte skal da skatte av ytelsen. Det gis unntak dersom kjøringen kan defineres som sporadisk.

Les denne hjelpeartikkelen om hvordan du registrerer ytelsen Fri bil når du kjører lønn i Luca Regnskap, og hvordan du rapporterer Fri bil i a-meldingen.