Her er det du trenger å vite om hvordan du fører reiseregning, enten du er ansatt eller arbeidsgiver. Reglene kan virke kompliserte, men jobben med reiseregningene blir mye enklere hvis du bruker Lucas mobilapp og vår nedlastbare mal.
Gjør reiseregningen enkel for deg selv
Det er tre måter å få dekket reiseutgifter på. Hvilken praksis bedriften velger får innvirkning på kravene til hva en reiseregning skal inneholde, og hvordan utgiftene skal dokumenteres.
- Refusjon av faktiske utgifter (utgiftsdekning)
- Bedriften betaler utgiftene direkte (bedriftskort, forhåndsbetaling)
- Godtgjørelse basert på standardiserte satser (diettgodtgjørelse, bilgodtgjørelse, nattillegg)
Du finner en beskrivelse av alle tre lenger ned i artikkelen, men vi anbefaler at bedriften bruker samme oppsett for reiseregning, uansett hvordan utgiftene dekkes. Da blir det enklere og mer oversiktlig for både den reisende og for bedriften.
Reiseregning i Luca Regnskap
Å føre reiseutgifter er veldig enkelt i Luca Regnskap. Systemet har alle gjeldende satser oppdaterte og klare til bruk, slik at alt det skatte- og avgiftsmessige blir riktig. Du gjør det ekstra enkelt for deg selv ved å bruke Lucas mobilapp på reisen. Knips bilder av kvitteringene og send til Luca. Utgiftene blir automatisk bokførte, og du går aldri glipp av fradraget fordi du mistet en kvittering.
Du kan også bruke vår mal for reiseregning hvis du vil samle alt. Malen er opprettet i henhold til alle krav og regler, og fungerer fin-fint uansett hvordan bedriften velger å dekke reiseutgiftene.
Krav til reiseregning og dokumentasjon
Kravene til innholdet i en reiseregning, og herunder vedlagt dokumentasjon (kvitteringer og andre bilag), er strenge. Feil kan føre til at den som reiser må skatte av utbetalingen fra bedriften, og at bedriften går glipp av fradrag. Alvorlige feil kan også føre til straffeskatt og det som verre er.
Dette må med:
- Arbeidsgivers navn og adresse
- Den reisendes navn og adresse, samt underskrift
- Dato og klokkeslett for reisens start og slutt
- Formålet med reisen
- Eventuelt navn/beskrivelse av arrangement som den reisende har deltatt på
Hvis utgiftene dekkes ved refusjon skal også dette med:
- Kvittering for alle kostnader (f.eks. fly, tog, drosje, hotell, restaurant)
Hvis bedriften betaler direkte:
- Samme som for refusjon, det vil si kvitteringer for alle kostnader
Ved diettgodtgjørelse skal dette med på reiseregningen:
- Navn og adresse på overnattingsstedet (gjelder ikke hvis den reisende overnatter privat og mottar nattillegg)
- Type overnattingssted
Ved bilgodtgjørelse skal dette med på reiseregningen:
- Reiserute med angivelse av startsted og endepunkt
- Totalt kjørt distanse basert på kilometerteller, nettbasert kartprogram eller GPS-basert kjørebok
- Navn på passasjerer dersom det kreves passasjertillegg
Som du ser blir det fort rotete dersom bedriften skal bruke ulike typer reiseregninger. Vår mal har med egne felt for diettgodtgjørelse, bilgodtgjørelse og nattillegg. Disse feltene hopper du bare over dersom alle utgiftene refunderes.
Noen småutgifter trenger ikke dokumenteres
Du kan påføre enkelte småutgifter på reiseregningen uten at det kreves kvittering eller annen dokumentasjon. Eksempler på dette er bompenger og parkeringsutgifter. Det meste annet må dokumenteres.
Refusjon av faktiske reiseutgifter
De fleste bedrifter velger å reise på regning, det vil si at den som reiser får sine faktiske utgifter refundert av arbeidsgiveren mot at den reisende leverer kvitteringer.
Teknisk sett trenger du da ikke skrive en egen reiseregning, men som nevnt bør du likevel gjøre det. Hvorfor? Utgiftene må uansett dokumenteres, og bilagene og eventuelle vedlegg må inneholde omtrent akkurat den samme informasjonen som en reiseregning må inneholde. Bedre å skrive for eksempel navn og adresse på reiseregningen, i stedet for på hvert enkelt bilag.
Bedriften betaler reiseutgiftene direkte
Bedriften kan betale for reiseutgiftene på forhånd, eller den reisende kan bruke et bedriftskort som betalingsmiddel på reisen. I så tilfelle skal utgiftene dokumenteres på samme vis som ved refusjon. Ergo bør du velge å skrive reiseregning også når bedriften betaler utgiftene direkte.
Dekning på grunnlag av standardsatser
Reiseutgifter i yrkessammenheng kan dekkes på grunnlag av standardiserte satser. Dette gjelder når den reisende mottar bilgodtgjørelse, diettgodtgjørelse og nattillegg.
Satsene fastsettes periodevis av myndighetene, og varierer blant annet i forhold til om reisen foregår innenlands eller utenlands, og om det er dagsreise eller overnattingsreise.
Ved dekning på grunnlag av standardiserte satser skal det skrives reiseregning, og det er arbeidsgiveren som må lage bilaget.