Registrer betaling på kundefaktura

Det er viktig å passe på at kundene dine betaler. Her kan du lese om hvordan du registrerer betaling på kundefakturaer i ulike scenarioer:

Registrere innbetaling på kundefaktura
For mye innbetalt og tilbakebetaling
Kunden har betalt dobbelt
Kunden har betalt for alt i èn betaling

For brukere med bankintegrasjon og KID-betaling, vil innbetalinger bli registrert automatisk mot kundefaktura.
Vi tar for oss den manuelle prosessen for registrering av betalinger i denne artikkelen.

Hvordan registrere innbetaling på kundefaktura

Vi starter helt enkelt med det vanligste tilfellet: Registrering av en innbetaling eller delbetaling.

Gå til Salg → Faktura
Finn fakturaen som kunden din har betalt
Klikk på redigeringspennen
Klikk på Registrer en innbetaling
Velg hvilke bankkonto du mottok pengene på, datoen pengene kom inn og beløpet
Klikk Registrer betaling

NB:Hvis kunden har delvis betalt fakturaen, kan du klikke på Rediger beløp for å endre beløpet. Betalingen registreres ellers som vanlig.

For mye innbetalt og tilbakebetaling

Det kan jo hende du noen ganger mottar en betaling som er høyere enn hva kunden skylder deg. Ja, kunden har rett og slett betalt for mye. I et slikt tilfelle må du registrere fakturaen som for mye innbetalt, og betale tilbake kunden din.

Start registrering av innbetalingen

Klikk på Registrer innbetaling på kundefakturaen.
Skriv inn dato når betaling er mottatt, og hvilken konto den er mottatt på.

Legg inn beløpet

Velg Rediger beløp.
Legg inn hele beløpet som er innbetalt.
Klikk på Registrer betaling.
Når denne innbetalingen er registrert endres status på fakturaen til For mye innbetalt. Nå er det klart for å registrere tilbakebetalingen:

Registrer tilbakebetaling

Uten bankintegrasjon:

Du utfører først tilbakebetalingen til kunden din via nettbanken. Etter dette, registrerer du tilbakebetalingen på følgende måte i regnskapet:

Fra kundefakturaen; velg Flere valg → Registrer tilbakebetaling
Velg betalingsalternativ Allerede betalt
Legg inn dato for tilbakebetalingen, og konto du har betalt fra
Se at beløpet er riktig
Klikk Registrer betaling

Med bankintegrasjon:

Du slipper å manuelt gå inn i nettbanken for å betale tilbake kunden. Betaling og registrering skjer i en og samme prosess når du har aktivert modul for Luca Bankintegrasjon. Når du er inne på kundefakturaen:

Fra kundefakturaen; velg Flere valg → Registrer tilbakebetaling
Legg inn kundens kontonummer og KID, eller en melding
Velg konto du skal betale fra.
Se at beløpet er riktig
Klikk Registrer betaling

Kunden har betalt dobbelt

Det kan hende at kunden din betaler inn på en faktura som allerede er betalt én eller flere ganger. Her tar vi for oss hvordan du kan registrere dobbelbetalinger:

Registrer den første innbetalingen på kundefakturaen som normalt
Registrer deretter den andre innbetalingen på den allerede oppgjorte kundefakturaen: Velg Registrer innbetaling → legg inn bankkonto du mottok pengene på, datoen pengene kom inn og beløpet
Klikk Registrer betaling
Registrer tilbakebetaling

NB: Du vil få en advarsel når du forsøker å registrere en ny betaling på en allerede oppgjort faktura. I dette tilfellet skal du se vekk fra denne og utføre registrering som vanlig.

Kunden har betalt for alt i én innbetaling

Har du sendt flere fakturaer til samme kunde, og fått alt betalt i én stor innbetaling? Vi forklarer to forskjellige måter du kan registrere en slik innbetaling på i Luca.
NB: Det kan være lurt at du skaffer deg oversikt over totalsummen av hvor mye kunden skal betale, før du begynner å registrere faktura som betalt. Dette kan du enkelt gjøre ved å sjekke kundens betalingsoversikt.

Scenario:

En bedrift har fakturert kunden 2 ganger på ulike datoer, og kunden skylder totalt 1500 kroner.

Kunden utfører én betaling på kr 1500 kroner.
Denne betalingen kan du se i bankutskriften, eller du kan se den automatisk på bankkonto i Luca dersom du har aktiv bankintegrasjon.

Eksempel 1: Registrer innbetalingen på hver enkelt faktura

Registrer innbetaling på vanlig måte og gjenta dette på hver av kundefakturaene som det er innbetalt for (i vårt eksempel gjelder dette 2 fakturaer)

Eksempel 2: Registrer alt på én faktura

Velg én av kundefakturaene til kunden din (f.eks den nyeste) → klikk Registrer innbetaling
Klikk Rediger beløp → Legg inn hele den mottatte innbetalingen (i vårt eksempel blir dette 1500 kroner)
Klikk Registrer betaling Det vil nå stå at fakturaen har for mye innbetalt. For å koble denne betalingen mot de andre utestående kundefakturaene gjør du følgende:
Gå til Salg → Kunder
Ved siden av kunden velger du (…) → Betalingsoversikt
Kryss av postene for innbetaling og faktura
Klikk Lukk poster

På denne måten kobles alle kundefakturaene til den innbetalingen du har registrert, og fakturaene endrer status til oppgjort.

Statuser på kundefaktura i Luca

En status gir deg bedre oversikt over dine kundefakturaer.
Nedenfor kan du lese hva hver enkelt status betyr, og hva du bør gjøre når du ser disse.

Status	Beskrivelse	Hva bør du gjøre?
For mye innbetalt	Vises når kunden har betalt for mye på faktura	Du bør sjekke om du skal betale tilbake kunden
Vi skylder kunden	Vises på kreditnota når du skylder penger til kunden	Du bør utføre og registrere utbetaling til kunde
X dager til forfall	Viser hvor mange dager det er igjen til forfallsdato	Du trenger ikke foreta deg noe spesielt, du venter på innbetaling
X dager over forfall	Viser hvor mange dager det har gått siden faktura gikk over forfallsdato	Du bør kontakte kunden din og minne om betaling (purring)
Ikke sendt	Vises når faktura er lagret, men ikke sendt til kunde (utkast)	Hvis fakturaen skal sendes ut, bør du gjøre dette. Hvis ikke kan du slette fakturaen

Registrer betaling på kundefaktura

Hvordan registrere innbetaling på kundefaktura

For mye innbetalt og tilbakebetaling

Start registrering av innbetalingen

Legg inn beløpet

Registrer tilbakebetaling

Uten bankintegrasjon:

Med bankintegrasjon:

Kunden har betalt dobbelt

Kunden har betalt for alt i én innbetaling

Scenario:

Eksempel 1: Registrer innbetalingen på hver enkelt faktura

Eksempel 2: Registrer alt på én faktura

Statuser på kundefaktura i Luca

Luca Regnskap