Man skulle tro at det er så enkelt at når bedriftens verdier reduseres, så kan dette samles under ett enkelt begrep. I føring av regnskap så skiller man derimot mellom utgifter, utbetalinger og kostnader. Dette er det med god grunn veldig mange som ser seg blinde på og her er derfor en enkel guide som forklarer hva de forskjellige er og hva de betyr for bedriften din.
En utgift oppstår i det bedriften påtar seg en betalingsforpliktelse, for eksempel når den tar opp et lån. Avdragene på lånet er en betalingsforpliktelse som i fremtiden betyr at penger må ut av bedriftens konto for å dekke disse.
Når betalingsforpliktelsen, utgiften, skal dekkes og penger går ut av kontoen så kalles dette for en utbetaling. Utbetalingen skjer derfor først når penger faktisk går ut av kontoen og man kan derfor definere en utbetaling som en realisert utgift.
Når en kostnad oppstår er derimot ikke betaling med i bildet. Tenk deg at du kjøper en ny varebil til bedriften din og bruker denne over flere år. Verdireduksjonen på bilen som følge av bruken er en kostnad for bedriften, men den er ikke betalbar. En kostnad er derfor å definere som forbruk av bedriftens eiendeler.
Så, for å sy dette sammen så følger et eksempel på kjøp av varebil til bedriften. Varebilen har en verdi på 200 000kr ved kjøpstidspunktet. Bedriften tar derfor opp et lån på 200 000kr med betalingsforpliktelse, utgift, på 3 000kr i måneden for å kjøpe bilen. Når bedriften betaler de månedlige avdragene, er dette en utbetaling. Etter ett års bruk er verdien på varebilen redusert med 20 000kr, denne verdireduksjonen er ikke betalbar og således en kostnad.
