Elektroniske arkiver er, akkurat som navnet antyder, en digital lagringsplass for dokumenter. Stadig flere bedrifter velger å oppbevare alle sine dokumenter elektronisk, dette gjøres i et elektronisk arkiv.
Det som er fint med med å oppbevare dokumenter i et elektronisk arkiv, er at du frigjør plass på kontoret ved at du slipper å finne plass til en haug med papirer. Du reduserer også risikoen for at dokumenter skulle gå tapt, f.eks. ved at de rotes bort eller blir ødelagt. Naturligvis kan elektroniske filer også gå tapt, men sannsynligheten for at det skjer er betraktelig lavere enn hos sin fysiske motpart.
Den vanligste (og enkleste) måten å bytte til elektronisk arkiv på, er å skanne de fysiske dokumentene dine og dermed få de på .pdf-format. Om du har en nyere smarttelefon, kan du fint bruke den til å skanne dokumenter. Det finnes flere gode apps du kan laste ned for det formålet, mange av dem er gratis (f.eks. “Scannable”).
